Gestion de projet : Comment ne pas stagner et avancer dans votre carrière? Quelques conseils d'un PM senior

C'était il y a six ans et le candidat interviewé est maintenant un chef de projet senior expérimenté qui travaille pour nous avec les derniers logiciels de gestion de projet sur les projets les plus complexes. Il a rédigé quelques conseils pour vous, qui vous serviront vraiment comme un guide utile pour avancer dans la gestion de projet.

Vous pouvez trouver sur Internet de nombreux articles, bons ou mauvais, sur ce qu'un chef de projet doit maîtriser. Si vous cherchez des conseils pour votre carrière dans des livres ou des e-books, alors vous avez probablement déjà constaté que la liste de la littérature disponible vous prendra au moins une semaine de travail.

Dans cet article, nous avons donc préparé une liste éprouvée de conseils et d'outils qui peuvent vraiment vous aider à mieux faire votre travail – plus rapidement, plus efficacement, avec joie et moins de stress. Allez-y !

Compétences non techniques – Quelle est leur importance ?

Très importantes. Au bout du compte, tout le monde regarde les chiffres, mais pendant le travail sur le projet, tout le monde est curieux de savoir comment vous vous y prenez pour atteindre ces chiffres. On dit dans la vente que personne ne veut faire affaire avec des personnes négatives, et il en va de même pour le travail d'un chef de projet.

Mais il ne s'agit pas de se transformer en quelqu'un que vous n'êtes pas – mais plutôt de développer les compétences non techniques qui découlent naturellement de votre nature et de travailler progressivement sur les autres. Voici les compétences non techniques de base.

1. Communication

Vive la communication simple, factuelle et efficace! Croyez-nous, aucun client, membre de l'équipe ou manager ne s'opposera à ces trois qualités. En même temps, il est essentiel que vous donniez de l'espace à tout ce qui est mentionné ci-dessus.

Mais attention à une conversation, un appel vidéo ou un chat, qui traîne déjà au début – le résultat sera toujours une perte de temps. Par conséquent, fixez un objectif que vous souhaitez atteindre à chaque communication.

2. Leadership

Il existe un nombre incroyable de vidéos, de livres et de blogs sur le leadership, mais la règle d'or qui fonctionne toujours et partout est le vieux dicton bien connu "Donner l'exemple". Il arrive donc souvent que "l'atmosphère autour du projet" (et souvent le résultat lui-même) soit le reflet de l'humeur du chef de projet. Suivez le projet, allez au travail à l'heure, soyez le premier aux réunions.

Observez, motivez, félicitez, rapportez, discutez. Lorsque vous vous intéressez sincèrement à un projet et aux personnes qui y travaillent, vous "infectez" tout le monde autour de vous avec cet intérêt. Et si quelqu'un reste insensible, c'est probablement le signe que c'est lui qui a un problème, pas vous.

3. Négociations

Le projet est une créature vivante et vous devrez vous battre pour lui. Non seulement dans les discussions budgétaires avec le client, mais aussi sur le plan interne. Vous devrez peut-être obtenir plus de ressources ou plus de temps, ou défendre les commentaires dans les sprints.

Règle essentielle: vous pouvez gagner chaque bataille plus facilement si vous êtes armé de données. Avec des données, vous pouvez gagner avec le sourire et sans effusion de sang.

Quels outils et pourquoi devez-vous maîtriser ?

Pour maîtriser la planification et la gestion de votre projet afin de pouvoir faire un pas de plus, vous devez maîtriser les outils de gestion de projet. Heureusement, il existe plusieurs logiciels et applications sophistiqués qui vous permettent de le faire.

Le meilleur outil avec lequel vous pouvez travailler est celui qui réunit toutes les fonctions importantes sous un même toit – Il vous permettra de gagner beaucoup de temps en matière d'organisation et de communication. Et c'est exactement ce que fait Easy Project.

Au début, vous configurez tous les éléments dans un Tableau de Bord Gestionnaire de Projet personnel, transparent et facilement navigable. Ensuite, vous pouvez vous préparer à acquérir quatre autres compétences essentielles!

1. Organisation du travail et des ressources

Lorsque vous démarrez un projet, faites une carte mentale visuelle de la Structure de Répartition du Travail (SRT). Créez-la avec toute l'équipe – chacun verra quelles tâches l'attendent. De cette façon, vous encouragerez le sentiment d'appropriation chez vos collègues dès le début.

Vous pouvez facilement vérifier la capacité de vos collègues ou de vos ressources dans notre Outil de Gestion des Ressources – principalement dans le Plan Directeur de Gestion des Ressources.

Discutez avec vos collègues du temps nécessaire pour accomplir les tâches – de cette façon, vous motivez tout le monde à accepter la responsabilité. Vous pouvez visualiser le calendrier du projet dans un diagramme de Gantt et le partager avec l'équipe.

2. Gestion du temps et Suivi du temps

Livrer un projet dans les délais est un très bon signe de votre travail. Compte tenu de la quantité de changements, de risques, de retards et d'événements imprévus, une bonne gestion du temps peut vous sauver. Suivez le temps que votre équipe consacre au projet et établissez des notifications en cas de dépassement des limites définies dans le cahier des charges.

Les chefs de projet seniors apprécieront l'outil spécial de contrôle et de reporting du projet. L'outil de Gestion de la Valeur Gagnée offre une comparaison immédiate de la valeur créée avec le calendrier et les coûts.

Votre tâche consiste également à organiser rationnellement le temps de l'ensemble de l'équipe. Utilisez le calendrier des réunions. Un conseil qui vaut de l'or: si l'un de vos membres a besoin de travailler en douceur, il suffit de lui réserver une journée entière dans le calendrier partagé – le membre termine alors généralement le travail plus rapidement que prévu.

3. Instruments de contrôle pour la Gestion de Projet Agile

La Gestion Agile utilisant la méthode Scrum ou Kanban est "à la mode". De nombreux articles ont été écrits à ce sujet et beaucoup d'autres encore le seront (voici notre contribution). La plupart des organisations informatiques utilisent les principes de la gestion de projet agile, y compris probablement vos (futurs) clients. Dans Easy Project, nous avons préparé des panneaux pour Scrum et Kanban pour vous et vous pouvez rapidement et facilement passer de l'un à l'autre.

4. Gérer Plusieurs Projets à la fois – Gestion de Portefeuille

Si vous êtes responsable de plusieurs projets, il est évident que vous avez déjà prouvé vos qualités. Cependant, la gestion de portefeuille représente un autre niveau de responsabilité et nécessite des outils spécifiques. Mais commençons par la manière de vous faciliter le travail: pourquoi ne pas avoir un modèle pour votre projet?

Les modèles de projet que vous pouvez créer progressivement et partager dans toute l'entreprise vous permettent de gagner beaucoup de temps – même dans les grands projets!

En tant que "chef de projets multiples", vous avez accès à trois outils principaux dans Easy Project:

• Aperçu du portefeuille entièrement personnalisé, que vous pouvez transformer en un rapport complet prêt à être présenté,
• Arbre de Portefeuille pour un aperçu rapide de tous les projets au premier coup d'œil,
• Nouveau Gantt global, supportant la gestion détaillée des projets.

Résumé

Les outils que nous utilisons changent au fur et à mesure que la gestion de projet se développe. Par conséquent, un chef de projet capable de travailler avec des outils qui reflètent ces changements acquiert un avantage concurrentiel.

Bien que les compétences non techniques soient un élément essentiel de la gestion de projet (et pas seulement), elles ne se renforcent que lorsque le chef de projet peut s'appuyer sur les données obtenues grâce aux outils.

Si vous voulez progresser dans votre carrière de chef de projet, commencez progressivement et fixez-vous un objectif partiel: livrer votre prochain projet plus rapidement, plus efficacement et avec des outils qui rendent votre travail plus clair et plus facile.