La gestion de la charge de travail : Comment gérer vos projets sans vous prendre la tête

Que signifie exactement « la gestion de la charge de travail » ?

Il s’agit dune approche systématique visant à répartir, coordonner et contrôler le travail des employés et des subordonnés. Si vous occupez un poste dans votre organisation où il vous incombe de veiller au bon déroulement de vos projets, il est important pour vous que votre équipe soit performante. Cependant, vous savez qu’il n’est pas possible d’avoir une équipe toujours parfaitement efficace. Votre objectif serait donc de mettre en place des conditions optimales où il serait possible de trouver le juste équilibre entre productivité et charge de travail de votre équipe.

À quoi devez-vous penser quand il s’agit de gérer la charge de travail de vos subordonnés ?

À quoi devez-vous penser quand il s’agit de gérer la charge de travail de vos subordonnés ?

En faite, à beaucoup de choses. D’abord, il est nécessaire de bien gérer l’affectation de vos ressources humaines (c’est-à-dire non seulement choisir la fonction qui convient le mieux à chacun des membres de votre groupe de travail, mais aussi tenir compte de son expérience et de ses compétences). Ensuite, il faut éviter de rajouter des tâches en dehors de ce qui a été prévu et essayer d’être aussi rigoureux que possible dans les estimations de temps et de budget (en utilisant les outils adéquats).

Afin de gérer efficacement les horaires de travail des membres de votre groupe de travail, il est également important de contrôler et d’évaluer leurs fiches de temps personnelles. Aujourd’hui, des outils de gestion de projets tels que Easy Project vous facilitent considérablement les choses, car vous devez savoir que sans informations et données, il n’est tout simplement pas possible de créer des plans précis.

Que faire si des problèmes surviennent ?

Votre équipe se trouve-t-elle constamment dans des périodes de surcharge de travail ? Dans ce cas, il convient de rechercher les causes de cette surcharge. Si les données dont vous disposez et vos planifications sont correctes, cela peut très probablement être attribuable à un manque d’engagement ou de performance des membres de votre équipe. Vous pouvez, dans ce cas, trouver très rapidement ceux qui en sont la cause.

Lorsque vous tentez de résoudre de tels problèmes, vous devriez non seulement penser aux résultats obtenus par vous et votre équipe, mais aussi au côté humain de la question. Des solutions inadéquates aux échecs humains peuvent faire plus de mal que de bien. De même, si les mauvaises performances d’un membre de votre groupe de travail persistent pendant une longue période, cela conduira naturellement à la démotivation des autres membres.

Sur quoi dois-je me baser pour gérer la charge de travail de mon groupe de travail ?

Lorsque vous préparez vos grilles horaires et la charge de travail de votre équipe qui en résulte, veillez à tenir compte des valeurs et des principes culturels de votre organisation. Si vous commencez à peine à vous intéresser de près à la gestion et l’utilisation optimales des ressources, c’est l’occasion idéale pour vous de revoir votre mission et votre vision, et de fixer les bons objectifs pour vos projets en conséquence.

Enfin et surtout, vous devez réaliser que pour faire travailler votre groupe de travail de façon optimale et performante, vous devez tout miser sur une communication saine et fonctionnelle. Comportez-vous de façon plus sociale avec vos employés et vos subordonnés, essayez de mieux les comprendre et, si possible, faites preuve d’autant d’empathie que vous en avez.

Quelle est la conclusion ?

Aujourd’hui, un projet bien géré devrait être basé sur une bonne communication interpersonnelle. Vous devez non seulement expliquer correctement vos objectifs et répartir intelligemment les tâches et la charge de travail, mais aussi résoudre les problèmes aussitôt qu’ils surgissent et enfin bien gérer les feuilles de présence des membres de votre groupe de travail. Tout cela devrait être inscrit dans les activités d’un chef de projet digne de ce nom.