Lancer ce projet ou pas? Comment connaître le potentiel financier d'un projet grâce à l'analyse des coûts

Pour qu'il vaille la peine d'investir du temps et de l'énergie dans un projet, vous devez être sûr qu'il ne sera pas seulement agréable, mais qu'il rapportera aussi des bénéfices. Et une analyse des coûts vous aidera à vous en assurer dès le début.

Qu'est-ce qu'une analyse des coûts et pourquoi vous devriez la faire ?

Pour faire court, il s'agit d'une comparaison entre les coûts du projet et les recettes que le projet apportera à l'entreprise après sa livraison réussie. Elle s'avère particulièrement utile pour les projets de petite et moyenne envergure, dont la réalisation ne prend pas trop de temps.

Pour être sûr de maintenir un flux de trésorerie sain, vous devez penser à la fois aux bénéfices et à la période de retour. (Afin d'éviter de faire faillite en attendant le paiement des factures - veillez à bien fixer la date d'échéance!).

Pour résumer: le principal avantage de l'analyse des coûts dans la gestion de projet est que vous obtenez une approche systémique avec laquelle vous pouvez déterminer :

• Si un projet est financièrement sain, défendable et faisable et dans quelles conditions,

• La comparaison mutuelle du potentiel financier des projets, ce qui vous aidera à prendre des décisions au niveau du portefeuille de projets.

Quand effectuer une analyse des coûts

Naturellement, avant de donner le feu vert à l'équipe. Mais attention - comme le projet est en constante évolution, vous devez mettre à jour l'analyse régulièrement. Surtout si vous gérez le projet selon la méthode agile, les nouvelles tâches et les nouveaux résultats apparaissent sur le chemin du produit final.

Dans ce cas, il est tout à fait possible que le résultat de l'analyse fluctue. Pour cette raison, fixez une limite (en pourcentage) pour définir ce qui n'est qu'un écart dans les calculs lors du contrôle régulier et quand c'est déjà un signe d'avertissement que quelque chose ne va pas.

Pour vous assurer que votre projet est aussi sain financièrement que possible dès la phase de préparation, utilisez les outils de gestion financière – procédez selon ces cinq étapes, y compris l'analyse des coûts.

1. Préparez une Structure de Répartition du Travail - afin de préparer une planification financière significative pour votre projet, vous devez d'abord savoir en quoi consiste le projet. Par conséquent, réunissez votre équipe, établissez une SRT (une Structure de Répartition du Travail) juste et divisez le grand projet en plusieurs petites livraisons.

2. Préparez une Structure de Répartition des Coûts - grâce à la SRC (Structure de Répartition des Coûts), vous pouvez voir et gérer le financement du projet dans Easy Projects, y compris les tâches spécifiques, directement dans la perspective de la carte mentale que vous avez créée à l'étape précédente.

3. Préparer le Budget du Projet - ici vous pouvez voir la relation détaillée entre les revenus et les revenus potentiels, grâce à quoi vous pouvez soit soumettre le budget à la direction pour approbation ou discuter de vos préoccupations concernant le rendement des travaux et modifier/rejeter le projet.

4. Votre analyse de projet a-t-elle donné des résultats excellents? Félicitations! Vous pouvez maintenant commencer à préparer l'offre de prix pour le client.

5. Une fois le prix est approuvé, vous pouvez commencer à travailler sur le projet. Ensuite vient le contrôle progressif et continu du financement du projet et la mise à jour subséquente de l'analyse au cours des sprints.

Qu'en est-il des exceptions ?

Il y en a. Pour certains projets, il est clair dès le début de la planification financière que les dépenses seront nettement supérieures aux recettes. En réalité, cependant, même un projet déficitaire peut être considéré comme un investissement – surtout si on l'envisage sous l'angle d'une stratégie à long terme.

Par exemple, les agences de création travaillent généralement pour diverses organisations à but non lucratif ou caritatives pour une somme symbolique ou bénévolement, mais les projets peuvent contribuer à améliorer l'image et à créer une création mémorable et puissante. Cela peut ensuite attirer de nouveaux clients vers l'agence.

Les appels d'offres sont un bon exemple: le client fixe souvent des délais très courts. En tant que chef de projet compétent, vous devez trouver des ressources rapidement et réaliser un projet flash. La récompense pour la participation à l'appel d'offres est généralement symbolique (ou même nulle) et l'"appel d'offres" lui-même est donc très désavantageux du point de vue de l'analyse des coûts.

Cependant, lorsque vous battez la concurrence avec vos idées et vos solutions, vous obtenez non seulement une nouvelle source de financement, mais aussi des opportunités pour la croissance de l'entreprise et pour tous les membres de l'équipe.

Résumé

Une analyse coûts-avantages devrait être l'une des cinq étapes nécessaires pour la santé financière du projet. Un chef de projet compétent n'est pas seulement "l'exécuteur de la mission", mais il réfléchit aux avantages financiers et stratégiques du projet avant même que le travail commence.

Pour préparer une analyse honnête, basée sur des données, il est plus facile et plus efficace d'utiliser des outils de gestion de projet interconnectés - en particulier la SRT et la SRC. Même si l'analyse se révèle positive pour votre projet, elle doit être répétée et actualisée, en particulier pour les projets gérés selon la méthode agile.