Les meilleurs outils de gestion de projets numériques (2e partie) : comment gérer les risques et les ressources humaines et financières

La gestion des risques dans les projets numériques

Identifier les risques dans un projet, c’est prévoir tout ce qui pourrait entraver sa progression. Cela peut paraitre une action sans grande importance, mais si vous l’intégrez à la phase de planification de votre projet, vous constaterez certainement son utilité. Cette action peut se faire à l’aide du module Risk Management dans Easy Project.

Toute stratégie de gestion de projet numérique doit comprendre :

• L’identification et l’évaluation des risques – cela consiste à déterminer la probabilité d’occurrence, la gravité et les moments de survenance des risques et, par conséquent, quelles réserves d’éventualités on peut mettre en œuvre.

• Le suivi et le contrôle des risques – cela consiste à la classification des risques individuels, par exemple par projet, gravité ou périodicité, et à les hiérarchiser en conséquence.

• Le traitement des risques – cela consiste à définir une approche de traitement pour chaque risque identifié et à commencer à le traiter : créer des tâches, les affecter au personnel compétent et suivre l’évolution de la situation.

Un conseil : envoyer des e-mails à tous les membres de l’équipe pour leur demander quelque chose du genre : « Avez-vous une idée de ce qui ne tourne pas rond ici ? » n’est pas la solution la plus appropriée. Dans des situations pareilles, vous feriez mieux de convoquer une réunion ! On n’est pas encore à ce niveau là, mais si vous discutez des risques directement entre vous – et même avec votre client – vous gagnerez beaucoup de temps. En plus, en ce faisant, vous ne passerez jamais à côté de certains risques qui peuvent vous échapper en tant que gestionnaire. Vos collègues responsables des sous-tâches pourront expliquer directement à leurs coéquipiers quels sont les risques qui se présentent dans la partie du projet dont ils sont responsables et ce qui peut être fait pour y remédier. (Pour les projets numériques, il y a beaucoup de choses à expliquer, surtout de la part des développeurs). Par exemple, le traitement des risques liés aux livraisons retardées qui pourraient entraver le bon déroulement d’un projet. De plus, quand tout le monde dans une équipe est au courant de tout, cela aide non seulement à identifier les menaces, mais aussi à en trouver les solutions appropriées. Ce qu’il faut donc retenir, c’est que la première étape de la gestion des risques devrait consister en la programmation de suffisamment de réunions.

Allocation du budget et estimation des coûts

Tout comme pour les projets « classiques », l’allocation du budget est très délicate pour les projets numériques. Il arrive souvent aux chefs de projet qu’à certaines étapes du projet, telles que les étapes de tests et d’optimisation, l’estimation des coûts ne corresponde pas à ce qui a été convenu lors de la phase de préparation. Alors, pourquoi ? Si vous suivez le premier conseil concernant la gestion des finances et que vous contrôlez régulièrement le rapport entre dépenses et budget du projet, vous saurez toujours si vous êtes sur la bonne voie ou si vous faites fausse route. Le secret, c’est de toujours avoir le contrôle sur les finances. Il faut marquer des étapes où vous devez savoir si vous êtes sur la bonne voie par rapport au budget prévu ou si vous vous en éloignez. Cela vous aidera à réagir rapidement et à atténuer les conséquences le plus rapidement possible.

La gestion des ressources dans les projets numériques (la phase d’optimisation)

Lors de la planification des tâches dans le cadre de la gestion d’un projet numérique, il convient de tenir compte des tests et des optimisations qui ont souvent lieu pendant ou après que le projet soit terminé. Pour tout projet de développement d’une application ou d’un site web, il y a des bugs qu’il faut résoudre et des améliorations de qualité qu’il faut apporter pendant des étapes dites de test et d’optimisation. C’est pourquoi nous vous conseillons ce qui suit :

• Pendant que vous faites votre planning, prévoyez du temps pour les tests (A/B) qui seront effectués dans des tâches impliquant des collègues qui n’ont pas travaillé sur le projet.

• Réservez du temps pour les phases d’optimisation qui incluront notamment la correction des bogues. Attention ! Ces phases peuvent être des tâches trop fastidieuses, et pas seulement des opérations de retouche.

• Prévoyez une séance de discussion avec les utilisateurs finaux, au moins une semaine après le lancement officiel du projet, afin de pouvoir apporter des modifications au produit en fonction des commentaires qu’ils vous auront donnés. Un Helpdesk vous sera d’une grande utilité pour cela.

• Il est important pour les équipes B2B de disposer d’opportunités commerciales et de tâches dans un CRM unique avec la disponibilité de tous les contacts.

Résumé

Le processus de création d’un produit numérique a ses particularités, lesquelles influent sur sa gestion. Il est recommandé de discuter des risques liés à un projet avec toute équipe, et ce, avant même de l’entamer. Lorsque vous établissez votre budget, n'oubliez pas que le déroulement de votre projet ne sera pas aussi simple que de tracer une ligne droite de A à B, mais que des tests d’optimisation et de correction de bugs et d’amélioration de la qualité devront se faire à différentes phases du projet. Nous nous réjouissons de découvrir vos réactions quant à l’application de nos conseils pour la gestion de votre premier projet numérique, n’hésitez pas à nous faire savoir comment vous vous en sortez !