Les Risques sont Différents – Les Divers Pièges de la Gestion de Projet: Quelques Conseils pour Faciliter la Gestion des Risques grâce à une Répartition Efficace des Risques

Si vous le faites dès le début, vous pouvez gérer les risques plus facilement et avec plus de précision. Nous vous apprendrons comment la séparation des menaces et une bonne planification peuvent vous aider à réaliser un projet sans mauvaises surprises.

La prévention est toujours bien mieux que de devoir éteindre un incendie. Pour cette raison, aucun chef de projet ne devrait se lancer de nouveaux projets pendant la crise du coronavirus sans avoir identifié et évalué correctement les risques possibles.

Bien sûr, tout ne peut pas être planifié – l'année 2020 nous l'a clairement prouvé. Mais, par exemple, l'évolution de la crise du coronavirus et son impact sur les entreprises est un élément que vous pouvez inclure dans l'identification des risques cette année.

Pour éviter la situation où le nombre de menaces potentielles crée le chaos, il est préférable de les organiser dès le début – idéalement, en utilisant un outil qui rend tous les risques transparents. Après tout, cela devrait faire partie du plan de gestion des risques de votre projet. Examinons donc les types de risques de base et leur distribution.

1. Division de Base – Risques internes et externes

Certains des risques internes sont probablement très bien connus pour vous. Vous les rencontrez dans chaque projet, vous devez donc savoir comment y répondre. Vous venez peut-être de vous souvenir d'un collègue qui va préparer la conception parfaite d'une nouvelle application, mais il lui faudra un tiers de temps de plus que celui promis lors de WBS.

Un dur retour à la réalité après les vacances de ski annuelles de mars ne sera probablement pas la bonne chose à faire pour votre Gantt méticuleusement planifié. Dans l'ensemble, les risques internes sont plus faciles à réduire ou à éliminer pour vous.

Les risques externes, en revanche, viennent de l'extérieur de l'entreprise et, en tant que chef de projet, vous ne pouvez les influencer que dans une faible mesure, ou pas du tout. "La nuit, la machine s'est bloquée et nous ne pouvons pas vous envoyer le matériel à temps, mais pas avant la semaine prochaine, et il sera réparé par une entreprise d'Allemagne, qui est le seul endroit à disposer d'une licence".

Ce n'est pas ce que nous vous souhaitons, mais une conversation similaire est vécue par un chef de projet au moins une fois. Après tout, un tel risque a été pleinement démontré dans le monde entier cette année.

2. Les trois domaines où les risques se manifestent le plus souvent – Coût, Temps et Performance

Tout ce qui menace votre budget et votre capacité à gérer votre projet conformément aux finances approuvées constitue un risque de coût. Nous sommes tous probablement obligés d'ajuster le budget de temps en temps afin de gagner un client important.

Mais alors, en raison du prix réduit, vous approuvez avec le client un budget qui ne compte qu'avec une réserve minimale. Par conséquent, vous ne pouvez pratiquement pas vous permettre d'erreurs ou de malentendus dans la communication, car cela pourrait compromettre considérablement la réussite financière du projet.

Le risque en temps du projet est lié à tout ce qui menace le bon déroulement et la réalisation des différentes livraisons dans les délais. Des délais courts affecteront presque inévitablement l'atmosphère au sein de l'équipe et la qualité des résultats. Parfois, les choses commencent à vous tomber de tous côtés, mais voici trois exemples que vous rencontrerez presque à coup sûr:

• les "petits extras" de votre client,

• les "jours de maladie" d'un membre de l'équipe au dernier moment,

• un retard de livraison dont dépend le travail supplémentaire sur le projet.

Préparez un scénario pour savoir comment éliminer ces problèmes et, lorsqu'ils surviennent, comment les communiquer.

Il est également nécessaire de parler des risques de performance dans les projets. Les performances peuvent être affectées de manière positive ou négative, en particulier par les parties prenantes, l'équipe et la gestion des attentes.

Si vous ne bénéficiez pas d'un soutien suffisant de la part du client, et en même temps les collègues sont au bord de l'épuisement, et tout le projet s'accompagne d'exigences irréalistes, les performances fluctueront et ainsi le résultat du projet. Il est donc important d'identifier les risques de performance en temps utile. Mais cela peut être fait de manière agréable – dans la nouvelle version d'Easy Project, vous serez capable de visualiser les risques individuels.

Il devient donc plus facile d'attribuer et de répartir les risques en fonction de l'importance qui leur est attribuée et de suivre les menaces. Vous verrez ensuite lesquelles doivent être traitées et lesquelles ne sont que des broutilles ou peuvent être traitées plus tard. 

Résumé

Les risques individuels ne sont pas autonomes; ils sont interconnectés. Mais pas de panique. Si vous pouvez les hiérarchiser et les mettre en ordre, ils ne restent vraiment que des menaces potentielles à l'intérieur de votre logiciel de gestion de projet.

Pour leur donner la bonne priorité, vous pouvez facilement préparer une catégorisation de base claire grâce à des outils visuels. Ensuite, vous pouvez facilement les séparer des problèmes du projet et préparer un plan de gestion des risques.