Prise de décision de projet : comment le faire mieux

Voici un ensemble d’idées sur la façon de découvrir les faits derrière la situation difficile dans laquelle vous pouvez vous trouver et comment les utiliser à votre avantage, et finalement, comment prendre une bonne décision.

D’abord, tranquillisez-vous. Deuxièmement, obtenez des données

Prendre une décision est souvent éprouvant pour les nerfs et peut facilement vous amener à trop réfléchir et à ne voir que le mauvais côté des choses, donc à un moment donné, toutes les décisions peuvent sembler mauvaises et vous perdez la capacité de les évaluer objectivement. La vérité est différente : une fois la décision prise, vous pouvez respirer à nouveau et mettre en place les étapes suivantes. Il y a toujours un risque lié à une décision et comme – on aime à le dire – la gestion des risques fait partie d’une bonne gestion de projet. Mais qu’il s’agisse de votre équipe, des finances du projet ou de l’avancement des travaux du projet, pensez toujours à ces quatre éléments :

1. Définissez et présentez la situation

Rassemblez toutes les informations sur votre problème. Donnez à vos partenaires et à l’équipe un aperçu clair de ce qui se passe avec votre projet. Expliquez ce qui vous a conduit – ainsi que le projet – à cette situation, et ce que vous comptez faire pour y remédier.

2. Formez l’équipe d’évaluation

Créez une équipe qui élaborera et développera des propositions de solutions. Expliquez à chaque membre de cette équipe quel est son rôle dans ce processus – quelqu’un évaluera vos idées en termes de ressources, un autre du point de vue financier, etc.

« Un conseil inestimable – renforcez votre
équipe d’évaluation avec un chef de projet
qui a déjà été dans une situation similaire. »

3. Évaluez vos options

Avec un nombre suffisant de données provenant de membres de l’équipe d’évaluation, vous pouvez ensuite appliquer l’un des modèles d’évaluation pour prendre la décision finale (par exemple, analyse SWOT, pyramide de Maslow ou principe de Pareto 80/20).

4. Mettez en pratique la solution gagnante

Procédez simplement comme si vous commenciez un tout nouveau projet. Utilisez l’outil WBS, attribuez des travaux directement et projetez les tâches individuelles dans un diagramme de Gantt. Gardez une trace de la façon dont la situation critique a changé et évolué à la suite de votre décision.

Situations typiques où prendre une décision est cruciale

Les décisions les plus importantes - et souvent les plus difficiles sont liées fréquemment à l’un des éléments suivants : moyens (humains, matériels ou les deux), finances du projet (budget) et l’ampleur du projet. Vous suivrez très probablement le processus mentionné ci-dessus pour chacun d’eux, mais vous aurez peut-être besoin d’instruments différents pour chaque étape. En voici l’aperçu.

1. Prise de décision liée aux moyens

Les moyens sont la clé. Par conséquent, derrière (presque) chaque projet infructueux, il y a un manque de compétences et de moyens. Il se peut que vous ne lisiez pas ceci dans de nombreux blogs sur le web, mais parfois – surtout quand on souffre d’un manque de moyens – il vaut encore mieux ne pas démarrer un projet que de se lancer dans des tâches qui ne feront que décevoir. Mais comment prendre la décision du OUI ou du NON ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou de votre équipe, vous devez d’abord avoir un aperçu des moyens et de leur utilisation dans un avenir proche. Dès que vous aurez une idée précise du déroulement des opérations, prendre la décision de vous lancer ou d’abandonner un nouveau projet deviendra beaucoup plus facile. Il en va de même si un ou plusieurs membres de l’équipe s’en vont – ce que tous les chefs de projet connaissent tôt ou tard. La chose importante est de prendre une décision rapide sur la façon d’avancer.

Avec l’aperçu complet de la gestion des ressources dans Easy Project, vous disposerez rapidement d’une visualisation en couleur du nombre et des moyens disponibles dans l’entreprise (ou équipes), avec quelle compétence et pour quelle durée.

« Un bon outil de gestion de projet vous aide
non seulement dans l’organisation de votre travail,
mais il vous permet aussi d’avancer vers la bonne décision. »

2. Prise de décision liée au financement du projet

L’argent est certainement le facteur qui fait la différence. Pour voir si le projet est rentable, vous devez examiner ses données de manière exhaustive. Un ensemble d’outils de gestion financière sera à votre disposition - comme la visualisation des flux de trésorerie du diagramme de Gantt. Vous en tenir aux données est également ce qu’il vous faut faire lorsqu’il s’agit de savoir si vous devez continuer ou non le projet. Pour cela, la Structure de Ventilation des Coûts (CBS) vous aidera énormément.

3. Prise de décision liée à l’ampleur des travaux

Ce que la plupart des chefs de projet trouvent utile, c’est de revenir à l’essentiel en décomposant le projet en plus petites parties. C’est parce que chaque projet est un organisme vivant et se compose de petits projets individuels. Alors, s’il y a une situation particulière dans votre gestion de projet qui nécessite une décision ferme, n’hésitez pas à : a) revenir à votre toute première structure de répartition du travail (WBS) du projet pour voir si vous pouvez extraire des idées de la première carte mentale, et b) refaire le WBS en fonction de la situation actuelle. Vous seriez surpris de voir à quel point cela peut changer soudainement votre point de vue sur la perspective des tâches qui vous attendent.

Conclusion

Les bonnes décisions sont basées sur l’expérience, l’intuition et les données. Et les bons chefs de projet prennent non seulement la décision, mais endossent aussi la responsabilité de celle-ci. Il est toujours temps de prendre une décision pendant et même avant de démarrer un nouveau projet – Dois-je/mon équipe/mon entreprise s’impliquer dans ce projet, ou non ? Pour répondre correctement, vous utiliserez un ensemble d’instruments de gestion de projet pour contrôler ce qui vous conduira à une meilleure prise de décision. Ne sous-estimez pas le pouvoir de la communication et expliquez votre décision à votre équipe à chaque fois.