Quelles sont les erreurs à éviter lors de la planification du budget d’un projet

Le budget du projet organise toutes les estimations de coûts en catégories et en un seul document qui s'avère très utile au cours des différentes étapes du projet.

Un budget de projet est l'un des éléments les plus importants de tout budget, et à juste titre. Ce seul document sert de base à de multiples décisions et peut jouer un rôle important dans la réussite d'un projet. Il sert également de mécanisme de contrôle, qui permet de mesurer à intervalles réguliers les progrès et les coûts par rapport aux estimations, afin d’analyser la performance du projet.

Le budget d’un projet utilise de multiples sources d'information, y compris une structure de répartition du travail, des informations de l’historique, le budget initial, les moyens nécessaires, les estimations de la durée des activités et les écarts prévus.

Comment préparer un budget de projet réussi ?

Étant donné son rôle crucial, il est important que votre budget de projet soit réaliste et aussi proche que possible de la réalité. Il y a plusieurs façons de s'assurer que vous avez préparé un budget de projet réussi.

1. Déterminez une technique appropriée

Avant de commencer la préparation, vous devez choisir une technique appropriée pour votre budget. Selon votre analyse du type, de la nature et des objectifs de votre projet, vous pouvez opter pour une estimation analogique, une estimation descendante et/ou une estimation paramétrique.

Bien que l'une de ces techniques puisse mieux fonctionner dans un certain cas, la même technique peut ne pas convenir pour un projet de nature différente. Par conséquent, la technique que vous choisissez doit bien s'aligner sur votre projet.

2. Élaborez et définissez des ICP

La valeur d’un budget de projet se mesure à celle de ses indicateurs clés de performance (ICP). Des indicateurs clés de performance bien définis vous permettront de surveiller et de mesurer plus facilement les éléments du budget de votre projet. Vous pouvez demander l'avis d'experts dans le cadre de votre projet et élaborer des ICP pertinents.

3. Tirez parti des données de projets antérieurs

Commencer par utiliser et tirer parti de budgets et d'analyses effectués précédemment serait une excellente idée. Non seulement vous pouvez vous inspirer des types de techniques, d'analyses et d'informations utilisées dans les données précédentes, mais vous pouvez également apprendre ce qu'il ne faut pas faire et quelles erreurs éviter pour le budget de votre projet.

4. N’oubliez pas les détails

Afin de rendre un budget plus réaliste et plus précis, il doit comprendre tous les détails et les données pertinentes. Vous devriez vous assurer que vous n'avez négligé aucun coût éventuel et que vous avez même inclus les plus petits, car ils pourraient s'avérer suffisamment importants pour se répercuter sur l'ensemble du budget.

Généralement, l'intégration de plus de données/informations dans votre budget le rend plus précis. Cela dit, il est également crucial de ne pas s’emballer et d'inclure chaque élément d'information non essentiel, juste par principe. En raison des contraintes de moyens et de temps, vous devez avoir un jugement solide pour décider ce qu'il faut inclure et ne pas inclure.

5. Examinez à plusieurs reprises

Aussi précis que puisse être le budget de votre projet, ce n'est encore qu'une prévision qui n’est pas infaillible. Même si vous essayez de tenir compte de tous les facteurs potentiels, il pourrait être confronté à certains facteurs inévitables et imprévus qui peuvent avoir un impact important sur votre budget de projet. Par conséquent, il est important de revoir et d'examiner fréquemment votre budget et, si vous constatez une divergence, de la signaler à l'intervenant concerné pour faire le processus de rapprochement.

Erreurs à éviter lors de la planification d'un budget de projet

Voici les choses que vous devez éviter lors de la planification et de la préparation d'un budget de projet, afin qu'il soit réaliste, précis et finalement réussi.

1. Se baser exagérément sur les données précédentes

Bien que l'utilisation de données antérieures soit considérée comme une bonne chose, il y a une subtile ligne de démarcation entre leur utilisation et le fait de dépendre entièrement de celles-ci. S'appuyer fortement sur les données précédentes et ne pas intégrer les écarts, le temps et les multiplicateurs appropriés aboutiraient à de mauvaises estimations et à un budget de projet inexact en fin de compte.

2. Définir incorrectement l’étendue

L’étendue d'un projet doit être clairement définie au préalable, sinon cela pourrait causer des problèmes lors des étapes ultérieures du projet, où des mesures correctives auraient certaines conséquences. Une définition erronée de l’étendue du projet peut conduire à négliger certaines estimations de coûts, ce qui provoquerait de sérieux doutes sur la crédibilité et l'exactitude du projet.

3. Sous-estimer les coûts

Bien qu'être optimiste soit une bonne chose, cela pourrait vous inciter à sous-estimer les coûts et à présenter des estimations irréalistes. Lors de la préparation d'un budget de projet, vous pourriez vouloir sous-estimer les coûts simplement pour réduire les estimations et faire que votre budget respecte certaines limites.

Bien que vous puissiez vous en tirer à court terme, le problème resurgira certainement car si vos estimations budgétaires sont sous-estimées et inexactes, vous aurez du mal à obtenir des financements supplémentaires dans les étapes ultérieures du projet, afin de combler les manques.

4. Surestimer la disponibilité de l’équipe

Une autre chose qui pourrait vous échapper lors de la planification d'un budget de projet est que vous devrez tenir compte de l'indisponibilité des membres de l'équipe travaillant sur le projet. Idéalement, vous voudriez que toute l'équipe soit disponible à 100 % et vous ferez l'estimation budgétaire en conséquence.

Bien que la disponibilité totale semble attrayante, elle n'est pratiquement pas possible dans la réalité, et vous devrez tenir compte d’une certaine indisponibilité, prévue et imprévue, des membres de l'équipe, et intégrer ce facteur dans le budget de votre projet.

5. Oublier de tenir compte des charges

Bien que cela puisse sembler être un petit problème, cela peut finir par provoquer un dépassement de coûts importants. Vous devez vous assurer que toutes vos estimations et devis incluent les charges, afin de préparer un budget plus précis.