Votre chef de projet a-t-il les compétences requises ? 8 compétences qu’il faut avoir pour être un bon gestionnaire de projets

Même aujourd’hui, malgré toute cette panoplie d’outils de gestion de projet disponibles gratuitement sur le Net, beaucoup de chefs de projet se peignent souvent de projets qui n’aboutissent pas, malgré les efforts déployés pour les mener à bien. Il suffit d’une mauvaise planification, d’un manque de connaissances méthodologiques ou des bons outils, d’une inadvertance, ou d’un engagement insuffisant pour que quelqu’un qui prétend être un bon chef de projet échoue. Que doit donc avoir un vrai chef de projet pour l’être véritablement ?

Le sens de la communication

Dans le monde actuel où la concurrence est devenue un défi, les entreprises se trouvent le plus souvent livrées à une véritable concurrence pour être toujours les premières à répondre aux demandes, aux commentaires et aux suggestions des clients. Le chef de projet est en quelque sorte un maillon entre le client et le reste de l’équipe dans le sens où c’est lui qui doit veiller à ce que la communication se fasse rapidement et efficacement.

Le client peut, dans cette métaphore, être représenté par un autre membre de l’équipe avec lequel le chef de projet peut communiquer de façon optimale tout au long de la progression du projet, tout comme les autres membres de son équipe. Cela souligne davantage l’importance que tous les participants d’un projet puissent recevoir toutes les informations importantes chaque fois qu’ils en ont besoin et de la manière la plus compréhensible.

Faire coïncider attentes du client et stratégies employées

Chaque client a ses propres attentes qu’il essaie d’atteindre avec son projet. Le gestionnaire de projet doit veiller constamment à ce que le cap du projet soit aligné sur les objectifs qu’il a fixés avec le client. Il est donc nécessaire de vérifier, chaque fois que cela est nécessaire, si les résultats du projet sont en accord avec les attentes du client, ou de fournir des arguments appropriés pour défendre les divergences éventuelles.

Le suivi des objectifs

C’est au chef de projet que revient la responsabilité de créer un plan à même de réaliser les objectifs définis au préalable. Son travail consiste donc à superviser l’avancement du projet et, si nécessaire, à intervenir pour s’assurer que les autres membres de l’équipe, responsables des sous-tâches, soient bien au courant de ces objectifs et ainsi garantir une progression réussie. La gestion de projet consiste donc non seulement à définir et à répartir les tâches, mais aussi à communiquer en permanence avec tous les membres de l’équipe pour qu’ils sachent pertinemment vers quels objectifs ils tendent.

Le savoir-faire acquis

Un chef de projet compétent devrait également avoir le don d’apporter sa propre vision et le courage de mener le jeu. Une équipe sans chef de projet, c’est un peu comme un navire sans gouvernail, rien qui puisse garder le cap. Voilà le vrai défi que tout chef de projet doit relever : c’est, entre autres, savoir répartir les tâches, orienter les activités de l’équipe et guider rigoureusement ceux qui dévient l’orientation d’un projet des objectifs prédéfinis. Le chef de projet, en tant que chef d’équipe, devrait être capable de définir clairement les responsabilités de chacun dans son équipe et de veiller à ce que toutes les phases de réalisation du projet fassent l’objet d’un suivi cohérent et rigoureux, car c’est lui qui, au bout du compte, est le principal responsable de l’ensemble des composantes de son projet.

La gestion des risques

Vous pourriez avoir l’impression de tout faire pour planifier au mieux votre projet, mais vous n’arriverez quasiment jamais à éliminer les risques éventuels. Le chef de projet est la personne la plus à même d’identifier de tels risques lors de la planification du projet, de considérer leurs impacts potentiels et d’envisager les stratégies à mettre en œuvre pour les éviter, ainsi que les plans de secours à déployer en cas de risques difficiles à éviter. Voilà pourquoi un gestionnaire de projet digne de ce nom doit maitriser ce domaine qui est celui de la gestion des risques. L’aptitude à anticiper les menaces et à les gérer de la façon la plus adaptée, c’est l’une des compétences les plus importantes d’un gestionnaire de projet.

Organisation et gestion

Nous entrons dans le vif du sujet. Une gestion de projet de qualité repose avant tout sur une bonne planification, non seulement du projet lui-même, mais aussi des ressources. Le chef de projet est responsable de la répartition des rôles, de l’affectation adéquate des ressources humaines aux différentes tâches et de la bonne organisation des flux de travail.

Un chef de projet expérimenté peut alors faciliter considérablement cet aspect de son travail en puisant dans tous les outils qui lui sont accessibles. Par exemple, s’il utilise Easy Project 10, il peut utiliser le planificateur avancé pour faciliter le travail et l’attribution des tâches aux membres de son équipe.

Le contrôle de la qualité

Les équipes individuelles sont souvent soumises à de fortes contraintes de temps quand il s’agit de finir leurs projets dans des délais serrés. Sans chef de projet, la qualité peut être compromise si les membres de son équipe travaillent sous des contraintes de temps ou en négligeant les interdépendances entre différentes tâches qui progressent parallèlement. En plus de tous les autres rôles, le chef de projet doit également jouer le rôle de superviseur, c’est lui qui garantit que les résultats du projet correspondent aux attentes et aux exigences des parties concernées par la qualité. Cela nécessite souvent des compétences en matière de négociation pour gagner plus de temps auprès des clients plutôt que de mettre la pression sur les membres de l’équipe.

Le retour d’information

Un vrai professionnel, c’est celui qui ne répète pas les mêmes erreurs. Ceci dit, le chef de projet doit tirer des leçons de chaque projet terminé, des leçons et de nouvelles expériences qu’il doit partager avec son équipe et dont tous doivent tenir compte pour les projets à venir.

Dans cette démarche, et plus encore dans des planifications ultérieures, le gestionnaire de projet doit non seulement s’appuyer sur les données et les informations des projets précédents, mais également faire preuve de créativité pour pouvoir profiter de son expérience acquise pour une gestion de projets toujours plus performante.

Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup de choses. Au XXIe siècle, un chef de projet doit être un acteur polyvalent, qui a le sens de la planification, qui communique bien et qui assume ses responsabilités avec une extrême rigueur. Finalement, il revient maintenant à vous de répondre vous-même à la question de l’introduction. Êtes-vous ce chef de projet ? En avez-vous un dans votre équipe ?