La gestion de projets à distance : Principes d’une gestion efficace du temps

La demande de plus en plus pressante en matière de télétravail, notamment la gestion de projets à distance qui a connu un essor sans précédent cette année, a refaçonné de nombreuses routines de travail et de nombreuses traditions dans ce domaine. La communication à distance par le biais des outils numériques a de nouveaux défis à relever pour permettre une bonne gestion de projets à distance.

Le passage à un espace de travail virtuel peut engendrer une modification des horaires de travail à laquelle, dans de nombreux cas, il faudra des semaines pour s’y habituer. Compte tenu de notre expérience, nous vous proposons plusieurs principes de base qui vous aideront à trouver les solutions adéquates pour l’organisation efficace de votre temps, ainsi que celui devos équipes.

La flexibilité

Les horaires de travail sont aujourd’hui un élément essentiel, mais pas que. Pour les bureaux à domicile, ou même pour les équipes de travail multinationales qui s’étendent sur plusieurs fuseaux horaires, nous recommandons de ne pas s’en tenir à des horaires de travail stricts. Il est important de prévoir des créneaux horaires réguliers pendant lesquels les membres sont disponibles pour communiquer entre eux via les outils de communication traditionnels ou directement via des outils de visioconférences. Après, chacun peut travailler selon son propre rythme, à condition de réaliser les tâches qui lui sont attribuées dans les délais prévus et de fournir les résultats attendus.

Définition des objectifs

Afin de permettre à tous les membres de votre équipe dispersée aux quatre coins du monde de travailler dans une autonomie presque complète, vous devez garder une trace des objectifs partiels et principaux, ainsi que de leurs échéances. Pour que la gestion de vos projets se passe dans de bonnes conditions dans ce contexte, il est nécessaire que chaque membre de l’équipe ait également défini clairement ses objectifs et les résultats qu’il est censé produire.

Des estimations raisonnables

Lorsque vous planifiez vous-même, ainsi que lorsque vous synchronisez les horaires et que vous coordonnez avec votre équipe, essayez de ne pas trop vous laisser emporter par vote confiance en vous. De nombreux collègues qui travaillent à domicile sont confrontés à un double défi, à savoir comment concilier le travail et la famille, d’autres même s’ils parviennent à s’habituer au travail à distance, ils n’arrivent toujours pas à résister à la tentation des saisonsde vacances. Certaines entreprises ont trouvé leur compte, d’autres non ou pas encore. Avec une planification de dates irréalistes et excessivement ambitieuses, vous risquez de vous appartenir au deuxième groupe d’entreprises (celles qui n’ont pas encore pu s’en sortir avec le télétravail).

Intervalles de temps

Bien qu’il puisse vous sembler à première vue que le travail à distance et le passage virtuel d’un appel à l’autre par vidéoconférence vous font économiser le temps que vous auriez autrement passé à vous déplacer d’un endroit à l’autre, sachez que cet avantage n’est pas le seul qui puisse vous aider à prendre le temps qu’il faut pour passer d’une tâche à une autre. Prévoyez au moins de petits intervalles de temps entre vos réunions, ce qui vous permettra de vous préparer correctement et d’avoir le temps qu’il faut pour vous familiariser avec les nouvelles plateformes ou les nouveaux outils que vous ne connaissez pas encore.

La gestion

Organiser votre temps ne signifie pas uniquement signifier une planification précise, mais aussi la prévision du temps nécessaire à la planification elle-même, grâce à laquelle vous aurez plus de contrôle sur votre travail ou sur l’équipe que vous dirigez. La prochaine fois que vous aurez à organiser votre temps, prévoyez suffisamment de temps pour les réunions d’évaluation et n’oubliez pas de rappeler aux membres de votre équipe que, eux aussi, ils doivent veiller à la bonne gestion de leur temps, notamment en ce qui concerne les horaires de communication et les délais de livraison des tâches. Nous savons très bien, par expérience, que la meilleure façon de contrôler facilement le temps à accorder à chaque tâche du projet, c’est de le faire en tenant compte de tous les autres éléments qui composent le projet en question, et c’est exactement là , entre autres, où réside l’utilité de Easy Project.

Données et expériences antérieures

Dans ce dernier cas, les principes précédents se contredisent. Lorsque votre équipe ne fait pas seulement ses propres activités, mais aussi celles de l’administration, vous disposerez des données adéquates pour des planifications plus poussées. Cependant, la capacité d’un chef de projet à planifier ses projets et à organiser son équipe ne se limite pas au suivi du travail. Une bonne communication avec votre équipe vous permettra de rappeler à chacun des membres de votre équipe ses objectifs et les délais qu’il doit respecter, et où vous leur donnez la liberté de faire leur part, vous serez alors un véritable maître de la gestion du temps pour les projets que vous gérez à distance. Votre activité, en tant que chef de projet, doit alors reposer principalement sur la capacité d’exploiter un maximum de données pour estimer correctement la portée temporelle de vosprojets à distance.