Comment Easy Project a pu améliorer la gestion de projets
JIRI models est une entreprise tchèque établie à Pisek. Elle est spécialisée dans l’édition et la vente de livres amusants et créatifs avec des thèmes populaires issus du monde des enfants. Elle travaille, pendant de nombreuses années, avec des concédants de licence leadeurs nationaux et étrangers tels que Walt Disney, Star Wars, Hello Kitty, Krtek, etc...).
JIRI models, histoire de l’entreprise
L’entreprise a pour but de mettre sur le marché des produits de haute qualité, utiles et esthétiques. Outre la République tchèque, les principaux marchés dans lesquels évolue l’entreprise sont la Slovaquie, la Hongrie, la Belgique, la Grande-Bretagne, la France, les Pays-Bas et l’Allemagne, et de plus en plus de pays apparaissent en permanence dans son champ d’évolution. Nous avons implémenté Easy Project dans les systèmes informatiques du siège de l’entreprise et du département créatif où de nombreux produits se conçoivent en même temps. Pour que ce processus reste fluide, utilise les ressources de manière efficace et assure des livraisons à temps, on avait absolument besoin d’outils fiables pour la gestion, la coordination et la communication.
25 ans d’expérience dans l’édition et la vente
Plus de 15 ans de coopération avec Walt Disney
Capable d’expédier plus de 3 millions d’articles chaque année
Style de gestion et outils utilisés avant l’implémentation d’Easy Project
Auparavant, l’entreprise utilisait Redmine pour la gestion de ses projets, auquel on a apporté quelques modifications utiles. D’autres départements de l’entreprise utilisent Microsoft Dynamics NAV pour organiser leur travail et conserver les données. Les systèmes (Redmine et NAV) ont été interconnectés pour permettre et automatiser la communication entre les départements.
Techniquement, cela fonctionnait comme ceci : une fois qu’un nouveau projet a été créé et implémenté dans NAV, il y avait une option pour transférer les données, ainsi générées, vers Redmine dans lequel un nouveau projet est créé avec certains attributs.
Redmine est devenu, pour cette entreprise, un outil incontournable dans l’organisation de ses tâches. Les projets sur lesquels JIRI models travaille sont très similaires et il était relativement simple de maintenir une structure de projets dans Redmine. On avait l’habitude de diviser les projets en 4 ou 5 tâches qui étaient identiques ou similaires pour chaque projet. Les tâches ont été transmises entre plusieurs destinataires au cours de leur cycle de vie selon celui qui devait effectuer une action sur la partie du travail qu’elles comprenaient. Les tâches n’étaient observées et surveillées que par leurs assignataires. Un filtre, appelé : « mes tâches » et défini par défaut dans le tableau de bord personnel de Redmine, était utilisé pour suivre la progression des tâches.
Même si le système fonctionnait bien pour certains projets, il s’est révélé insuffisant pour le suivi des plans et stratégies innovants de la direction de l’entreprise. De telles stratégies avaient essentiellement pour but d’apporter plus de transparence et de clarté à l’ensemble du processus, de prédire ou repérer les causes des retards du projet et de s’adresser aux personnes responsables ainsi que de mettre en œuvre une planification efficace de la gestion des ressources, etc. Les avantages attendus seraient certainement un processus de livraison plus rapide et plus fluide et l’obtention de données solides pour développer d’autres outils et mécanismes internes pour augmenter la motivation et la satisfaction des employés.
Avant de commencer l’implémentation, les responsables de JIRI models devaient déjà avoir une idée claire sur le nouveau processus qu’ils étaient sur le point de mettre en œuvre et de la façon dont le flux de travail devait idéalement se présenter. Tout d’abord, nous nous sommes concentrés sur l’implémentation ce processus dans le système en créant une structure de tâches et en définissant bien son flux et ses permissions ainsi que l’interface utilisateur pour chaque groupe d’utilisateurs afin de nous assurer que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes et à temps. Au cours de l’implémentation, nous avons également coopéré avec divers partenaires externes de JIRI models pour mettre en place et améliorer la connexion entre Easy Project et Microsoft Dynamics NAV. L’implémentation a nécessité beaucoup de planification et de conception préalable. Cela était dû au fait que tout le processus de production fonctionnait sur Redmine lequel devait être remplacé par Easy Project immédiatement après le déploiement afin de ne pas interrompre la continuité des données.
Modèles de projet et intégration des API
Tous les projets ont une structure similaire. Contrairement à Redmine, Easy Project permet de créer des modèles de projet pour être utilisés comme base pour la configuration de nouveaux projets. Ainsi, l’avantage le plus important de l’utilisation de modèles de projets, c’est la possibilité de conserver la structure des tâches, les relations et la description de chaque tâche. Nous avons établi une connexion entre Easy Project et Microsoft Dynamics NAV. Lorsqu’un nouveau projet est créé dans NAV, le « type de projet » correspondant peut être sélectionné dans un champ personnalisé. Cette information est envoyée à Easy Project qui choisit automatiquement le modèle de projet à appliquer pour la nouvelle configuration, les données de NAV y sont, par la suite, transférées.
Fonctions de base d’Easy Project et tableaux de bord personnels
Nous avons profité des fonctions de base offertes par Easy Project et mis en place différents types de tâches avec différents flux de travail. Cela signifie que les statuts possibles pour une tâche diffèrent selon le type de la tâche en question. En outre, la séquence du statut est définie pour aider les utilisateurs à identifier l’étape suivante et les statuts peuvent être utilisés différemment selon le rôle de l’utilisateur dans les sens où les responsabilités diffèrent d’un utilisateur à un autre. Les statuts ainsi que les suivis (types de tâches) ont été utilisés dans les paramètres des tableaux de bord personnels afin de filtrer les tâches pertinentes pour chaque utilisateur. Par exemple, un superviseur peut surveiller l’état des tâches à effectuer, suivre séparément la progression des tâches pour lesquelles un feedback ou une approbation est nécessaire de son côté, identifier les tâches qui sont en retard, etc.
Les outils de gestion de projet les plus utilisés par JIRI models
Champs personnalisés de calcul
Pour calculer la différence entre les couts attendus et réels de certaines fournitures, pour transmettre des informations sur le projet au niveau de la tâche.
La gestion des ressources
Pour attribuer efficacement le travail aux personnes internes et externes tout en s’assurant que personne ne travaille plus qu’une autre.
Easy Gantt et Portfolio Gantt
Pour le suivi et la communication des dates prévues de la livraison des projets.
