Comment la croissance a poussé Easy Software à créer un outil de pointe gestion agile des ressources

Comment est apparu le besoin d'un outil ?

Avant la création d'Gestion agile des ressources, nous n'utilisions aucun outil pour la gestion des ressources. Pourquoi ? La vérité c'est que le système traditionnel de gestion des ressources était trop détaillé, prenant les heures comme unité de mesure et qu'il est conçu pour une gestion minutieuse des ressources humaines.

Par conséquent, dans notre société, chaque équipegérait sa charge de travail indépendamment. Cette méthode a fonctionné lorsque nous étions 50 ou 60, mais nous avons vite commencé à grandir. Le nombre de membres de l'équipe augmentait, le nombre de collaborateurs externes aussi augmentait chaque jour, et nous avons donc constaté le besoin criant d'un outil professionnel. C'est notre PDG, Filip Morávek, qui a identifié cette nécessité interne et a proposé l'idée d'Gestion agile des ressources.

Des attentes élevées

Tout au long de la conception de l'outil Gestion agile des ressources, Filip, notre PDG, a assumé le rôle du client en travaillant étroitement avec l'équipe de développement et notre Chef de Produit, Jan Pavera. Nous savions exactement nos demandes pour cet outil :

• La gestion des ressources au niveau global
• Une vue d'ensemble limpide de l'allocation des ressources sur les projets
• Un seul tableau affichant tous les projets liés au développement et à la sortie des produits
• Conçu principalement pour les PM et les chefs d'équipe qui attribuent des tâches concrètes aux collaborateurs de l'équipe
• Affichage des membres de l'équipe
• Une feuille de route et une planification du portefeuille pour les PM, PPM et PMO
• Une possibilité de voir les employés qui travaillent sur différents projets simultanément (par rapport à RM où l'on ne peut voir que les tâches sur lesquelles ils travaillent)

Prêt à remplir les exigences ?

Pour créer un outil performant, qui ne soit pas uniquement destiné aux équipes internes d'Easy Software, mais à toute autre entreprise, nous devions satisfaire à des exigences primordiales :

• Facile et visuel
• Sans barrières ou nécessitant des autorisations
• Accent sur le cadre et le temps - vous avez un délai et un cadre définis, et vous devez donc faire le maximum dans ce délai
• Possibilité d'ajouter des personnes à un projet en fonction de leurs compétences
• Possibilité d'ajouter des personnes à une équipe ou à un projet en fonction de supériorité
• Unité de ressources non seulement en matière des personnes, mais aussi en matière des équipes, avec une vue d'équipe affichant les personnes incluses
• Affectation d'un projet à une équipe
• Prêter une personne de mon équipe à un autre projet et visualiser une personne travaillant sur deux projets en même temps
• Priorisation aux niveaux PMO, PM et PPM
• Affichage des vacances et des congés maladie reliés à notre plugin de fréquentation
• Visualization des sprints

Nous l'avons fait, nous sommes en train de l'utiliser, et vous le pouvez aussi !

Nous avons mis en œuvre un outil polyvalent pour la gestion des ressources. Nous l'utilisons quotidiennement, et nous sommes maintenant prêts à vous montrer la façon dont votre entreprise peut en profiter. Regardez l'enregistrement de notre webinaire et découvrez tous les meilleurs conseils et astuces pour une utilisation quotidienne !

Regardez le webinaire

Jan Pavera, Chef de Produit

Mise en œuvre, nous voilà !

1. Préparation

Cette étude de cas est tout à fait différente de celles que vous peut-être connaissez puisque ici il s'agit non seulement de la mise en œuvre d'un produit, mais aussi du développement des nouvelles fonctionnalités. Si vous travaillez dans une entreprise informatique, vous devriez savoir à quel point ça peut être difficile.

Sur l’étape des essais, les clients testent normalement les nouvelles fonctionnalités à l’aide d’une application, employée en parallèle avec leur logiciel régulier. Et bien, nous sommes un peu différents. Ainsi, une fois la version bêta prête, nous l'avons aussitôt déployée sur notre interne Easy Project, connu comme "Esko". En mai 2022 notre PMO et nos PM ont commencé à l'utiliser au quotidien. Cela, on l'appelle les tests !

2. Paramètres

Tout d'abord, on a défini une structure détaillée des projets avec tous les types de filtres, de vues et de métriques. Il était également très important pour nous de définir différents types d'équipes, ce qui se fait à travers Administration > Catégories.

L'un de nos objectifs était de former des équipes en fonction des compétences et de supériorité. des membres de l'équipe. Pour cela, nous avons donc d'abord défini les compétences dans Administration > Catégories, où nous avons également défini les niveaux de supériorité, qui sont affichés tous les deux dans le profil de l'utilisateur. C'est ainsi que nous avons pu mettre en place des équipes composées de collaborateurs ayant des compétences et des niveaux de supériorité différents.

Cela a d'abord été appliqué à notre équipe scrum, le soi-disant "équipe verte". Une fois que le déploiement, les paramètres et la fonctionnalité nous ont satisfaits, on l'a introduit dans d'autres équipes scrum. Actuellement, quatre équipes scrum, ainsi que notre Chef de Produit et notre PMO, utilisent activement notre outil Gestion agile des ressources dans leur travail quotidien. Notre équipe de marketing nous a également rejoints et profite de notre outil pour mieux planifier des projets.

Et les résultats

La mise en œuvre de l'outil Gestion agile des ressources nous a apporté :

• Un aperçu global de l'allocation des ressources.
• Une vue d'ensemble claire des conflits d'allocation et des discordances.
• La possibilité de former des équipes en fonction des compétences et de supériorité.
• La possibilité de réagir au plus vite en cas de manque de ressources dû à des congés.

Nos fonctions préférées d'Gestion agile des ressources

1. Gestion des compétences - allocation des membres de l'équipe à un projet en fonction de leurs compétences et supériorité
2. Création d'équipes - les employés peuvent être rassemblés en une seule équipe où les différentes compétences et séniorité sont combinées
3. Attribution des projets aux équipes - affectation des équipes aux projets
4. Aperçu des conflits et des chevauchements - tout le monde voit facilement les conflits et les désaccords
5. Les événements - vous verrez toujours les jalons les plus importants, communs à tous les portefeuilles ou au niveau des projets