Gestion de projet standardisée dans le Secteur des Services Informatiques - Seidor Consulting Étude de cas
Seidor Consulting est une société multinationale de conseil en technologie qui fournit une large variété de services, notamment le développement et la maintenance d'applications, les infrastructures et l'externalisation informatique.
Seidor est présent dans 38 pays, avec 81 bureaux en Europe, en Amérique latine, aux États-Unis, au Moyen-Orient, en Afrique et en Asie. Avec plus de 5400 professionnels et plus de 8500 clients, elle est la 6ème société de services informatiques en Espagne* et la 1ère avec un capital privé 100% Espagnol. (*Source: Ranking Empresas sector TIC, ChannelPartner 2020)
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Avant d'avoir Easy Project, Seidor utilisait MS Project et d'autres outils différents. La vaste gamme d'outils disponibles posait un problème pour avoir une image commune et claire de l`état du projet. D'autre part, les coûts de licence étaient élevés en raison du coût mensuel et du nombre d'utilisateurs.
Les points principaux de la documentation de l'appel d'offres, ce que l'on attendait de la solution, quels défis devaient être relevés:
Expectation
- Standardisation du travail de gestion de projet avec un seul outil
- Standardisation du travail de projet à l'aide de modèles de projet
- Meilleur contrôle de l'état des projets, y compris le temps estimé et le temps passé
- Réduction des coûts
- Disponibilité de l'information pour tous les membres de l'équipe
- Meilleure communication
- Meilleur contrôle des risques
- Meilleur reporting sur l'état d'avancement du projet
- Gestion des ressources
Exigences
- L'outil doit permettre différents types de projets, de tâches et de jalons, car nous couvrons un large spectre de solutions.
- Les membres de l'équipe doivent avoir la possibilité de mettre à jour le statut et la progression des tâches, mais pas la planification.
- Les clients doivent avoir la capacité d'interagir avec des autorisations contrôlées.
- Nous devons définir différentes autorisations par rôle dans chaque projet et disposer de flux de travail.
- Tous les comportements qu'un outil de gestion de projet devrait avoir: dépendances, assignations, calendrier, rapports, possibilité d'exporter le projet.
- Authentification LDAP
- Lorsqu'une tâche est mise à jour, il doit y avoir une notification.
- Synchronisation avec SAP
Plus de 5400 professionnels et plus de 8500 clients dans la 6ème société de services informatiques d'Espagne
Le Développement et maintenance d'applications, les infrastructures et l’externalisation informatique
38 pays, 81 bureaux en Europe, en Amérique latine, aux États-Unis, au Moyen-Orient, en Afrique et en Asie
Préparation
Date de mise en œuvre - 2019/2020
Avant la phase de mise en œuvre, une étape pilote a eu lieu au cours de laquelle les exigences de base ont été définies, qui ont été intégrées dans l'environnement Easy Project, puis présentées à la direction de l'entreprise. L'approbation a été suivie d'une implémentation détaillée, à laquelle les utilisateurs principaux du département du bureau de projet ont participé activement. Pour vérifier la viabilité et définir toutes les exigences, un projet réel a été géré à l'aide d'Easy Project.
Paramètres
Dans la première étape, une structure détaillée des projets a été définie ainsi que tous les types d'utilisateurs et les paramètres des pages personnelles de ces derniers. Les modèles de projets ont été créés, avec lesquels il est possible de créer rapidement et efficacement des projets avec des paramètres standardisés. En même temps, les rôles, les types de tâches, les statuts et les flux de travail ont été définis et ajustés. Tous les utilisateurs consultants ont été créés dans le système et la hiérarchie de l'entreprise a été définie (plus de 1100 utilisateurs).
Les développements supplémentaires permettent de synchroniser les tâches et le temps passé entre SAP et Easy Project.
Solution serveur/cloud
Sur la base des exigences de sécurité internes, Seidor Consulting a choisi une solution serveur. Nous mettons en place l'environnement du système sur un cloud temporaire et ensuite nous migrons l'ensemble du système sur le propre serveur du client. D'autres modifications de l'application ont déjà été effectuées en utilisant un accès à distance du serveur.
Formation
Nous avons formé les utilisateurs principaux et les administrateurs pendant la période d’impementation et les autres utilisateurs de l'application lors que les nouveaux projets démarrent. Un tutoriel vidéo spécifique a été créé pour les membres de l'équipe et une documentation supplémentaire dans la base de connaissances d'Easy Project.
Tester
Le client utilise l'environnement de production avec des données réelles, avec seulement l'équipe d'implémentation impliquée. Cela permet à l'équipe principale de gérer des projets en situation réelle et d'identifier les nouvelles exigences et fonctions avant de déployer l'outil dans toute l'entreprise.
Les avantages principaux d'Easy Project chez Seidor Consulting
L'implémentation d'Easy Project a permis:
- Standardisation des outils de gestion de projet et des structures de projet
- Meilleur contrôle des projets (statut, membres de l'équipe, efforts, ...)
- Plus d'engagement de toute l'équipe dans la planification et la maintenance du plan de projet
- Réduction des coûts
- Meilleur rapport sur l'état du projet
- Niveau de gestion supérieur a une meilleure visibilité sur le statut des projets (Gantt global, rapports)
Les fonctions les plus utilisées
Projet de Gantt
Toute l'équipe utilise le Gantt pour voir le plan et mettre à jour les tâches.
Temps passé
Ici, nous pouvons contrôler le temps passé de l'équipe et des groupes.
Gestion des ressources
Pour contrôler la charge de travail des membres de l'équipe.
