La gestion de portefeuilles de projets avec Easy Project dans le secteur de l’énergie
innogy est spécialisée dans la fourniture de gaz naturel, d’électricité et de chaleur aux particuliers, la production combinée de chaleur et d’électricité dans les installations de chauffage urbain et les solutions de mobilité non polluantes.
Situation antérieure
innogy gère un large portefeuille de projets non seulement en interne, mais aussi par le biais d’un réseau de fournisseurs externes. Le nombre grandissant d’utilisateurs en quête des services d’innogy avait suscité une demande de plus en plus forte en matière de gestion de ces procédures opérationnelles. Une demande qui devenait de moins en moins supportée par les systèmes de gestion existants qui n’étaient pas conçus pour être étendus.
Pour remédier à cette situation, innogy se mit à la recherche d’un outil complet de gestion de portefeuilles de projets, prévoyant notamment la possibilité d’intégration avec des systèmes tiers.
Les paramètres clés que l’entreprise avait définis pour la sélection de son nouveau système de gestion de projets étaient notamment l’affectation de ressources humaines aux différentes tâches prévues, la définition de tâches particulières, une vision des coûts de la planification par rapport à la réalité et les interactions en ligne entre les utilisateurs.
Attentes
- Un suivi aisé des temps de travail
- Le suivi des contraintes temporelles et financières des tâches et des projets
- Une interface et des fonctionnalités intuitives
- Des fonctionnalités étendues au-delà des fonctions standards
Exigences
- Participation du personnel externe à l’élaboration de comptes rendus
- Possibilité d’intégration avec d’autres applications
- Possibilité de développer des fonctionnalités supplémentaires pour s’adapter aux besoins particuliers des activités d’innogy
Secteur énergétique
16 pays européens
41 succursales en République tchèque
Plus de 800 employés en République tchèque
"Grâce à Easy Project, nous sommes maintenant à même de mieux suivre les activités planifiées, évaluer en temps réel la progression de nos projets et tâches, ainsi que leur financement, et à l’avenir, nous pourrons disposer de meilleures capacités informatiques de planification qui nous permettront de répondre avec plus de souplesse aux demandes du marché en constante évolution," affirme M. Martin.
innogy République Tchèque avec Easy Project
Préparation
Période de mise en œuvre - 2018/2019
La phase de mise en œuvre a été précédée par une autre phase de vérification qui avait pour but de définir les exigences principales et que nous avons intégrée dans l’environnement de test sous forme de preuve de concept (Proof of Concept - PoC). Cette phase de vérification a été planifiée par innogy sur une période de deux mois et avait pour but la prise de connaissance de l’application en conditions réelles. Tant la phase initiale que la phase de mise en œuvre elle-même ont eu lieu par le biais de sprints hebdomadaires, au cours desquels les composants fournis de l’application ont été fermés et de nouvelles exigences ont été planifiées.
Configuration
Grâce à la phase initiale, innogy a pu passer immédiatement à l’application de production. Nous avons mis en place des pages d’accueil, des rôles et des droits d’utilisateur, des structures de projets, des tâches et des plans de dépenses. Nous sommes par la suite passés à la synchronisation de Easy Project avec l’outil Service Now pour la saisie des demandes de changement. Cette synchronisation avait pour but d’éliminer le besoin de saisir les demandes dans deux systèmes. Ainsi, chaque demande saisie dans le système Service Now génère automatiquement une tâche dans le projet en question dans l’environnement Easy Project (sur une base quotidienne), avec laquelle il est ensuite possible d’effectuer toutes les opérations standards dans l’environnement Easy Project, comme pour une tâche créée directement dans l’environnement Easy Project.
Serveur
En raison des délais trop courts de la rapidité de la phase de mise en œuvre, nous avons choisi de déployer notre solution Easy Project dans le Cloud. En effet, il était possible de passer à tout moment au Cloud du fait que innogy utilisait déjà cette technologie de serveur pour ses autres applications.
Formation
Nous étions les premiers à mettre en place une formation pour les utilisateurs, qui est suivie d’une formation plus détaillée pour les gestionnaires. Durant la mise en œuvre, nous avons travaillé en étroite collaboration avec les administrateurs de l’application, qui sont maintenant à même d’exploiter eux-mêmes la majeure partie de l’application sans avoir besoin de recourir à nos spécialistes.
Phase des tests
Dans cette phase, nous avons créé un environnement de test pour innogy, qui contenait des données réelles tirées de l’environnement de production de l’entreprise et qui a permis de tester soigneusement toutes les situations avant le déploiement effectif de notre solution.
Objectifs et avantages
La mise en œuvre de Easy Project a apporté:
- Un seul outil complet pour la gestion des projets et des tâches
- Un suivi plus aisé des temps de travail
- Des données plus précises sur les ressources de différentes natures et sur les opérations financières
- Un gain de temps important entre les comptes rendus de travail et les estimations financières.
- Rapports automatiques des experts externes
Les outils de gestion de projet les plus utilisés par innogy République Tchèque
Suivi du temps travaillé
Le suivi des temps de travail est la clé d’une gestion et d’une planification efficaces. Cet outil permet, d’une part, aux employés de mieux gérer leur temps et d’en signaler automatiquement leurs heures de travail, et d’autre part aux gestionnaires de contrôler et planifier les temps consacrés aux différentes tâches d’un projet ou à des projets tout entiers.
Gestion des finances
Cet outil est utilisé pour définir les budgets des projets et en contrôler les dépenses, les recettes, les coûts de main-d’œuvre et la rentabilité globale.
Alerts
Cet outil permet de tenir tous les employés informés de toutes les mises à jour pertinentes et des échéances à venir.
