Easy Software серьёзно относится к защите персональных данных. Закон ЕС о защите персональных данных (GDPR) поставил сложные задачи перед организациями и вызвал широкий резонанс в бизнес-среде.
Наша цель — предоставить клиентам Easy Project и всему сообществу проектных менеджеров доступ к надёжному продукту, который эффективно справляется с обработкой данных.
В этом документе вы найдёте ответы на следующие вопросы:
- Я являюсь обработчиком данных. Работая с Easy Project, я соблюдаю правила GDPR?
- У меня Easy Project в облаке, это решение соответствует нормам GDPR?
- Применяет ли Easy Software надлежащие процедуры защиты данных?
1. Терминология
Easy Software— разработчик программного обеспечения Easy Project.
Контроллер данных— субъект, определяющий цели, условия и средства обработки персональных данных. В настоящем документе под контроллером данных понимается ваша организация.
Обработчик данных— субъект, обрабатывающий данные от имени контроллера данных. В этом документе:
- Для клиентов Easy Project, использующих облачное решение: Easy Software является обработчиком данных, данные обрабатываются в наших облачных службах в соответствии с правилами, установленными вами в вашем облачном приложении Easy Project.
- Пользователи Easy Project, использующие серверное решение: Easy Software не является обработчиком данных. При этом Easy Project помогает вам систематизировать данные надлежащим образом.
Easy Project — приложение, которое контроллер данных может использовать для обработки данных.
2. Введение
Как разработчик программы Easy Project компания Easy Software представляет обновления, призванные помочь контроллерам данных выполнять свои обязанности в соответствии с требованиями закона GDPR.
Из настоящего документа пользователи облачного решения могут получить информацию об Easy Software как обработчике данных.
Easy Software заявляет, что все процессы, контракты, поставщики, процедуры доступа к данным и прочие аспекты работы компании будут полностью соответствовать требованиям GDPR к моменту вступления закона в силу.
3. Easy Project для обработчиков данных
Следующие функции и возможности будут внедрены / обновлены до конца апреля 2018 года.
Эти обновления Easy Project направлены на повышение безопасности данных и помогают контроллерам данных соблюдать требования GDPR.
- Усиление парольной защиты
- Требование о минимальной длине, использовании заглавных букв, цифр и специальных символов
- Ограниченный срок действия пароля и невозможность использовать старый пароль повторно
- Автоматический выход из системы по истечении заданного периода времени
- Недавно добавлено правило повторного ввода пароля при изменении ролей и прав пользователей
- Функции, связанные с законом GDPR:
- Право на забвение. Удаление контакта — стандартная процедура, но это действие может нарушить целостность данных, отчётов и т.д., если контакт привязан к проектам, задачам, CRM и другим сущностям. Кроме того, есть риск искажения результатов профилирования. Анонимизация позволит удалить те данные о контакте, по которым можно установить личность, но анонимные данные, например, о клиентских службах и задачах, сохранятся.
- Право на доступ. Специальная кнопка для экспорта данных о контакте в XML позволит выполнить обязательство по предоставлению права на доступ к личным данным.
- Ограничение видимости данных — одно из главных требований GDPR, в соответствии с которым контроллеры данных должны предоставлять доступ к персональным данным не всем пользователям. Easy Project предлагает два пути:
- Ограничение доступа к контактам в целом.
- Ограничение доступа к конкретным типам контактов. Как правило, доступ к контактам типа «Компания» есть у всех (закон GDPR не распространяется на компании), а доступ к контактам типа «Личный» ограничен и есть только у выбранных пользователей. Пользователю без прав доступа видно, что к сущности привязан контакт (имя отображается), при этом другие данные, по которым можно установить личность, скрыты.
- Видимость настраиваемых полей — видимость определённых данных можно ограничить, чтобы они были видны только
- a) Пользователю / списку пользователей
- b) Группе пользователей / списку групп пользователей
- c) Типу пользователей / списку типов пользователей
- Проверка действий пользователей
- Все действия пользователей в Easy Project регистрируются в журнале и доступны для просмотра.
- Новая функция позволяет управлять журналами в соответствии с внутренними процедурами.
- Ограничение видимости данных — одно из главных требований GDPR, в соответствии с которым контроллеры данных должны ограничивать доступ к персональным данным.
Соблюдение правил GDPR: пошаговая инструкция
- Определите, какие персональные данные вы собираете посредством Easy Project.
- Установите правило, согласно которому все персональные данные должны вводиться в настраиваемые поля, а не в стандартные поля Easy Project. Мы рекомендуем хранить персональные данные в модуле «Контакты».
- Если вы хотите использовать «Анонимизацию» и «Право на забвение», возьмите за правило хранить все персональные данные в модуле «Контакты».
- Определите, какие данные подлежат удалению в целях анонимизации. Для этого используйте настраиваемые поля в «Контактах».
- Решите, каким пользователям Easy Project нужен доступ к контактам и введите ограничения по типам контактов.
- Если вы не хотите ограничивать доступ к контактам, но при этом хотите скрыть часть данных, используйте настройки видимости настраиваемых полей.
- Определите, какие настраиваемые поля за пределами модуля «Контакты» требуют защиты, и настройте видимость данных соответствующим образом.
- Используйте новые возможности Easy Project для усиления парольной защиты.
- Право на забвение:
- Мы рекомендуем создать Шаблон проекта, закрепляющий пошаговую процедуру удаления персональных данных из всех систем. При поступлении запроса на удаление вам надо будет просто проверить, что все шаги выполнены в соответствии с установленной процедурой.
- Введите правило в отношении срока хранения данных об активности пользователей (журналов) и настройте Easy Project согласно этому правилу.
4. Easy Project в облаке
Easy Software предлагает полный функционал Easy Project в облаке. Для клиентов, использующих облачное решение, Easy Software выступает в роли обработчика данных. Вот что помогает нам соблюдать требования GDPR к обработчикам данных:
- Благодаря процедурам, принятым в Easy Software, доступ к данным ограничен и предоставляется только в качестве исключения и по требованию.
- Если вы работаете в ЕС, мы гарантируем, что ваш экземпляр Easy Project со всеми данными и резервными копиями хранится на территории ЕС.
- Easy Software использует высокотехнологичные и надёжные дата-центры, сертифицированные по стандартам ISO. Свяжитесь с нами, чтобы узнать подробности.
- Регулярное резервное копирование, HTTPS в браузере, SSH-2 для передачи резервных копий, межсетевой экран только для HTTPS и другие стандартные настройки обеспечивают соответствие требованиям GDPR. Почитайте о нашем облачном решении.
- Ещё более высокий уровень безопасности обеспечивает частное облако — здесь выделенный сервер настраивается в соответствии с индивидуальными требованиями.
- Компания Easy Software Ltd. зарегистрирована в Великобритании, то есть за пределами ЕС. Тем не менее, мы соблюдаем требования GDPR в отношении всех аспектов работы, продуктов и услуг.
5. Easy Software и ваши персональные данные
Easy Software — разработчик платформы для управления проектами. Как коммерческая B2B-площадка мы используем все собранные данные для развития бизнеса и услуг Easy Software.
Некоторые из собранных данных классифицируются как персональные. Они защищены законом GDPR.
5.1. Какие персональные данные мы собираем
- Имя и фамилия
- Номер телефона
- Адрес эл. почты
- Компания
- Должность в компании
- Сведения о прохождении тренингов и получении сертификатов Easy Software
- История посещения страниц о продуктах Easy Software
- IP-адрес Имя и фамилия
5.2. Цель сбора, обработки и профилирования данных
Easy Software собирает данные в следующих целях:
- Налаживание коммерческого сотрудничества с организациями. С этой целью Easy Software может собирать данные о контактных лицах в таких организациях.
- Обслуживание существующих клиентов и организаций (с этой целью Easy Software может собирать данные о контактных лицах в таких организациях).
- Информирование клиентов и потенциальных клиентов о новых возможностях, функциях, выпусках продукта, а также передача других сообщений информационного и рекламного характера.
Сбор данных:
- Вся персональная информация собирается посредством форм обратной связи.
- Easy Software не использует персональные данные из внешних источников и не владеет такими данными.
Систематизация и профилирование данных:
- Easy Easy Software не занимается профилированием для выявления индивидуальных характеристик отдельных лиц. Все собранные данные используются исключительно в качестве контактной информации в пределах организации.
- Easy Software составляет профили организаций в маркетинговых и коммерческих целях, что выходит за рамки закона о защите персональных данных.
- Easy Software систематизирует данные в собственной информационной системе (Easy Project) в модуле «Контакты» или CRM. В любой другой системе используются только фрагменты данных, следовательно, на них действие GDPR не распространяется.
