Élaborer un plan de gestion des risques liés au projet
Encore une fois, nous revenons sur la question de la gestion des risques liés au projet. Cette fois-ci, nous examinons de plus près la gestion des risques dans son intégralité, en tenant compte de ses éléments essentiels.
La gestion des risques permet aux gestionnaires de projet de suivre les menaces associées à chacun de leurs projets. C’est l’une des activités clés dans la gestion des projets qui sert à empêcher les risques potentiels de se transformer en problèmes et d’avoir ainsi un impact négatif sur le projet en question ou sur les performances globales de l’entreprise.
Certains risques liés aux projets ne se matérialisent pas, mais d’autres sont influencés par d’autres facteurs liés au projet en question. Cependant, comme chaque projet comporte de nombreux risques, il est nécessaire de préparer un plan de gestion des risques adapté aux particularités de chaque projet.
À quoi sert un plan de gestion des risques liés au projet ?
1. Identification des risques
Au début du projet, il est nécessaire de prendre en considération tous les risques qui y sont associés ou qui peuvent survenir ultérieurement. Certains risques sont prévisibles ou sont liés aux particularités de votre entreprise, d’autres varient d’un projet à l’autre. C’est pourquoi il est recommandé de créer un dossier de risques dans lequel vous enregistrez tous les risques que vous avez rencontrés.
Vous devez également prendre en compte les avis des membres de votre équipe et ceux de votre client pour réussir à identifier les risques éventuels. Vous pouvez ensuite partager une liste de risques structurée avec toute l’équipe par le biais d’une communication adaptée et d’outils de gestion de projet tels que Easy Project.
2. Évaluation de l’impact et des probabilités d’occurrence des risques potentiels
Ceci se fait par le biais d’une phase d’analyse de risques bien détaillée, qui doit porter sur les éventuels impacts qualitatifs et quantitatifs que les risques pourraient avoir s’ils se produisaient au cours du projet. Dans le même temps, il est également nécessaire de déterminer la probabilité selon laquelle ces risques pourraient se produire..
Là aussi, il convient d’utiliser des outils tels que des fiches de calcul partagées sur lesquelles toutes les personnes concernées pourront suivre les risques individuels, ainsi que les informations relatives aux probabilités de leurs occurrences et à leurs impacts.
3. Préparation des mesures à prendre
La troisième phase comprend essentiellement trois mesures fondamentales qui sont : l’élimination des risques eux-mêmes (la meilleure mesure à prendre pour une élimination proactive), la réduction de la probabilité d’occurrence du risque et la réduction de ses impacts possibles. Toutes ces mesures exigeront du temps et des efforts supplémentaires, au moins pour les risques les plus récurrents découlant, par exemple, de manque de ressources ou de capacités.
4. Désignation de la personne compétente
La manière la plus efficace de réagir aux menaces consiste à identifier clairement les responsabilités de chacun quant aux risques individuels. Il est nécessaire d’identifier clairement celui qui est responsable de la menace qui a échappé à la troisième phase, et qui doit prendre en charge la mise en œuvre du plan d’intervention. Ces « responsables des risques » doivent connaitre leur rôle ainsi que celui du reste de l’équipe.
5. Détection des facteurs déclencheurs de risques
Certains risques sont inévitables, mais il est possible d’éviter de façon proactive qu’ils ne se transforment en véritables problèmes simplement en parvenant à identifier leurs déclencheurs. Il conviendrait donc de définir les aspects des risques et les quantifier ou de rechercher d’autres indicateurs et suivre leur évolution tout au long du projet.
6. Plan de secours
Les risques individuels, ainsi que leurs impacts et probabilités d’occurrence, évolueront au fur et à mesure que le projet avancera. Dans le cadre du processus de prévision des risques, une planification de solutions alternatives doit être mise en place pour répondre aux risques qui pourraient survenir à tout moment et doit se faire à l’aide d’outils de gestion de projet.
7. Suivi des limites de risque
Certains projets sont exposés à des risques intrinsèques. Si de tels risques se concrétisent, votre projet est alors voué à l’échec. Pour faire face à de tels risques et à d’autres risques tout aussi graves, il est nécessaire de fixer un seuil bien défini en concertation avec les autres parties prenantes. Un seuil qui, s’il est dépassé, est supprimé ou transformé fondamentalement..
La gestion des risques est une approche à la fois proactive et réactive. Grâce à un plan de gestion des risques bien élaboré, il est possible d’anticiper les dangers tout en répondant aux menaces qui se présentent à tout moment pendant le déroulement du projet en question.
