La gestion de projets à distance : Comment bien maitriser vos évènements virtuels et vidéoconférences
Notre série thématique sur la gestion de projets à distance se poursuit. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur les réunions virtuelles, les évènements à distance et les visioconférences. Déjà, avez-vous une idée sur la technologie appropriée et les connaissances nécessaires pour organiser de tels évènements ?
Lorsque l’on est amené à gérer des projets à distance, surtout s’il s’agit de projets purement virtuels, on est généralement confronté à des problèmes tels que le manque d'attention et la distraction chez les participants à distance. Bien qu’il existe actuellement des outils de communication en ligne accessibles à tous, ceux-ci demeurent encore incapables de permettre d’organiser des évènements à distance au sens propre du terme, c’est-à-dire qui permettent d’assurer un milieu qui puisse maintenir l’intérêt et l’attention des participants et leur offrir de réels moyens d’interaction et échanges d’informations.
Il est donc important de disposer des outils de communication virtuelle efficaces et performants, tels que les webinaires, les réunions dans des salles virtuelles ou les vidéoconférences, si vous voulez exploiter pleinement les capacités des membres de vos équipes dispersés un peu partout dans le monde.
Cela dit, peu importe l’outil de communication à distance dont vous disposez, l’essentiel étant de susciter l’intérêt de vos interlocuteurs et de les inciter à s’impliquer pleinement dans le développement de votre projet. Voici nos conseils sur la manière de gérer vos activités virtuelles.
N’ayez pas honte de faire la promotion de vos évènements virtuels
Ce n’est pas tout le monde qui lit le tableau d’affichage de l’entreprise au troisième étage. On ne parle même pas de l'inefficacité d'outils de promotion tels que Facebook et LinkedIn, vu le tas d'informations qui y circulent. N’hésitez donc pas à parler de votre évènement virtuel chaque fois que l’occasion se présente et sur n’importe quel support que vous jugez utile. Si votre entreprise dispose de l’intranet ou d’un autre outil de communication pour les projets, c’est exactement ce qu’il vous faut. En bref, utilisez tous les moyens qui sont à votre disposition.
La promotion
Vous souhaitez convaincre des participants potentiels de se joindre à votre vidéoconférence ? Montrez-leur ce que vous sentez pouvoir les intéresser. Utilisez tout ce dont vous disposez comme échantillons de vos présentations antérieures ou même des vidéos explicatives, et n’oubliez pas d’y associer les liens vers vos contenus. En bref, attirez votre public avec du contenu, mais essayez de ne pas mettre toutes les cartes sur la table.
Gardez le tout bien en main
L’attention est un élément clé qu’il faut savoir maitriser lors des réunions à distance et des webinaires. En d’autres termes, vous devez faire en sorte que l’attention de votre auditoire soit maintenue à son meilleur niveau en exploitant tout le potentiel des équipements technologiques de communication dont disposent vos interlocuteurs et des lieux où ils se trouvent. Aussi, évitez les discussions interminables et distrayantes, et conformez-vous strictement au plan horaire que vous avez annoncé. L’idéal, c’est de rediriger les discussions et les commentaires vers vos autres canaux, vers lesquels vous pouvez revenir plus tard.
Pensez aux questions de sécurité et de confidentialité
Si vous devez travailler avec des données ou des informations sensibles pendant votre réunion virtuelle ou vidéoconférence, assurez-vous de prendre toutes les mesures nécessaires pour les sécuriser. Il ne s’agit pas seulement de risques éventuels de sécurité, mais aussi de risques pour votre vie privée. Il convient donc de bien choisir les outils que vous utiliserez pour votre réunion virtuelle et de vous assurer qu’ils sont dotés des systèmes de sécurité adéquats, des outils tels que Easy Project dans sa toute nouvelle version.
