Les meilleurs outils pour la gestion de projets numériques (partie 1) : En quoi la gestion de projets numériques diffère-t-elle de la gestion de projets classiques et comment réussir son projet numérique

Cela vous semble trop ? Ne vous inquiétez pas, la gestion de projets numériques deviendra plus facile si l’on dispose des bons outils de travail. Lisez la suite pour en savoir plus.

Le principe de base reste le même

Un gestionnaire de projets peu habitué à la gestion des projets numériques doit savoir qu’il doit se baser sur les étapes de base de la gestion des projets « ordinaires ». Il peut ensuite commencer petit à petit dans l’intégration de nouveaux outils qui lui permettent de travailler sur le côté digital de ce type de projets. (Vous en utilisez peut-être déjà certains.) D’après notre expérience, il s’agit de toute une série de fonctionnalités, notamment la structure de répartition du travail (WBS), les tableaux de bord de tâches à faire, ainsi que les calendriers et les outils de planification de réunions, etc.

Oui, cela peut ne pas sembler trop surprenant, mais un projet dans lequel vous programmez des réunions bien à l’avance (en ligne ou en personne) peut vous faire gagner plusieurs heures. Cela nous arrive souvent, par exemple, de ne pas pouvoir programmer des réunions à cause d’un planning trop chargé. L’ensemble du projet sera alors retardé d’un jour ou deux, voire plus.

Il est donc préférable de programmer les réunions dites à date fixe (et d’en prévoir plus qu’il n’en faut s’il s’agit d’un projet numérique) le plus en amont possible. Comme nous le disons entre nous, il vaut mieux annuler une réunion que de ne pas pouvoir en faire une.

Et encore un conseil : la plupart des produits numériques (tels que la réalisation d’un site web ou d’une application mobile) doivent être testés puis modifiés en fonction des résultats des tests qui doivent être effectués à certaines étapes pendant la durée du projet. N’oubliez donc pas de prévoir du temps pour ces phases qui demandent généralement beaucoup de temps.

Comment réagir aux changements imprévus ?

La meilleure façon de vous prémunir contre les changements inattendus, ce serait que vous teniez compte du fait que tout peut se produire à tout moment et que vous ayez un flux de travail qui peut être à tout moment réadapté aux circonstances imposées. C’est pourquoi il est bon de maitriser les outils de gestion de projet qui vous permettent d’adapter rapidement vos flux de travail pour faire face aux situations imprévues.

Dans la plupart des cas de gestion de projets numériques, on privilégie la gestion agile. Pour ce qui est du logiciel de gestion de projets Easy Project, nous proposons plusieurs outils qui permettent ce type de gestion :

• Le tableau des sprints vous permettra de suivre en permanence les progrès de votre équipe dans la réalisation des tâches qui lui sont confiées

• Panneau agile pour Scrum - grâce à la fonction glisser-déposer, vous pouvez facilement déplacer des tâches du backlog vers des sprints. L’état des tâches et le personnel responsable correspondant changent automatiquement en fonction de l’étape en cours.

• Kanban - panneaux des personnes et des équipes - obtenir un aperçu des tâches qui vous attendent est facile grâce à cette méthodologie très utilisée. Si une tâche doit être classée en priorité, il suffit de la « faire glisser-déposer » là où elle doit apparaitre en tant que telle, et tout le monde sera alors informé du changement. En plus, ce module peut être intégré dans n’importe quelle page personnelle.

Un suivi de temps adéquat

Si c’est votre première expérience de gestion d’un projet numérique, il se peut que vous ayez à effectuer certaines tâches qui ne vous sont pas familières, telles que l’analyse de mots-clés ou les tests A / B. Il peut être, de ce fait, difficile pour vous de déterminer la durée de ses tâches quelque peu nouvelles pour vous. Lorsque vous créez une structure de répartition des coûts (SRC), vous fournissez une estimation temporelle (et financière), mais il sera important d’en suivre l’évolution, surtout si vous sous-traitez l’un de ces aspects du projet à des tiers. Le moyen d’y parvenir, c’est d’utiliser un outil de suivi du temps qui permet de créer des rapports hebdomadaires sur le temps et les projeter sur les estimations de la SRC, puis les approuver.

Le suivi d’un projet est surtout lié au suivi du temps et des ressources. I, notamment les ressources financières. Il s’agit non seulement d’un suivi du point de vue financier, mais aussi du temps nécessaire pour la réalisation de votre projet et de l’utilisation de vos ressources. Un des outils de suivi les plus utiles dans cela, c’est certainement le système d’alerte précoce qui vous alertera, par exemple, du dépassement imminent du budget alloué à votre projet ou des délais de livraison prévus. L’outil le plus pratique est le Earned Value Management, grâce auquel vous pouvez facilement mesurer les performances et l’avancement de votre projet.

Ce que vous avez fait maintenant, vous le ferez de nouveau tôt ou tard, mais de façon plus rapide et avec le moins de ressources possible.

Si vous avez, tant bien que mal, réussi à maitriser un processus numérique, alors sachez qu’il est fort probable que vous ayez bientôt affaire à d’autres processus numériques similaires ou trop proches de celui-ci. Voyons donc comment vous pourriez tirer profit des processus qui se répètent souvent dans le cadre de la gestion de vos projets.

Les modèles de projet vous aideront à gagner du temps. Easy Project est livré avec des modèles de projet prédéfinis pour la plupart des types de projets les plus courants, que vous pouvez ensuite personnaliser selon les particularités de chacun de vos projets et selon la façon dont vous les gérez. Dans le domaine des produits numériques, vous serez particulièrement intéressé par les modèles de développement de produits numériques.

Après votre expérience avec votre premier projet, vous serez en mesure de savoir quels sont les fonctions, les outils et les rapports que vous utiliserez dans vos projets futurs si nécessaire. Par conséquent, essayez de créer des modèles pour les tâches que vous remarquez qu’elles sont des tâches qui se répètent le plus souvent grâce à la fonction « Panneaux de personnalisation ».

Par exemple, disons que vous pouvez utiliser le calendrier, le module d’utilisation des ressources et les performances sur certains KPI. De même, les utilisateurs suivants pourront également créer des modèles personnalisés :

• Les membres de l’équipe de projet
• Le chef d’équipe
• Le gestionnaire de portefeuille - c’est, au fait, peut-être votre cas
• Le Scrum master
• Le PDG

Résumé

La gestion des projets numériques diffère à plusieurs égards de la gestion des projets « classiques ». La base est la même, à l’exception des tâches propres aux projets numériques. Cependant, pour éviter que votre gestion de projet numérique ne vire au chaos, vous aurez besoin d’outils spécialisés notamment dans la gestion agile et le suivi du temps.

Et après avoir réussi votre premier projet numérique, vous pourrez ensuite utiliser nos modèles de projet prédéfinis et les personnaliser selon vos exigences particulières, ce qui vous fera gagner énormément de temps lors de vos prochains projets. Si vous avez besoin de quelque chose, n’hésitez pas à nous le demander !