Qu’est-ce que la structure de répartition des tâches et quelle serait son utilité dans dans la gestion de vos projets

La méthode WBS est le plus souvent représentée par un diagramme hiérarchique qui représente l’ensemble du projet en le répartissant en petites composantes plus faciles à gérer. La structure de répartition aide le chef de projet à réaliser une attribution optimale des tâches au sein de son équipe, à prendre les décisions nécessaires aux moments opportuns et à se préparer aux différents scénarios susceptibles de se présenter à n’importe quel moment.

À qui la méthode WBS convient-elle??

La méthode WBS permet de visualiser de manière plus claire les différentes composantes d’un projet et la manière dont elles réagissent entre elles. Ainsi, chacun des membres de l’équipe aura une vue sur les différentes composantes du projet en temps réel, ce qui aura pour effet de rentabiliser le projet sur tous ses aspects.

Un chef de projet qui emploie la méthode WBS est en mesure de permettre chacun des membres de son équipe d’avoir un aperçu de ce que font les autres afin que tout le monde dans l’équipe travail en une parfaite harmonie. La répartition des différentes composantes du projet facilite donc le travail en équipe. Les équipes techniques peuvent utiliser WBS en tant que feuille de route pour la conception des composantes du développement du projet. Les équipes dont les membres travaillent ensemble à distance apprécieront alors les outils WBS qui leur permettent de suivre qui a déjà travaillé sur quoi.

Avantages de la structure de répartition des tâches

Les principaux avantages de la méthode WBS sont les suivants:

• Vise à optimiser le travail en équipe, en amenant tout le monde dans l’équipe à se concentrer sur le résultat global du projet
• Répartie le travail de toute l’entreprise en des tâches individuelles qui interagissent entre elles en temps réel
• Donne un aperçu en temps réel de l’état d’avancement des différentes tâches du projet
• Aide à prévoir l’avancement du projet
• Détermine des résultats mesurables
• Réduit au minimum, voire à néant, divergences et chevauchements des travaux individuels
• Aide à optimiser le travail en collaboration entre les différents membres de l’équipe
• Aide à mieux décrire la portée du projet pour les autres parties prenantes
• Augmente l’efficacité de la communication
• Élimine l’encombrement
• Permet l’inculcation d’habitudes de travail positives

Conception de la méthode WBS et composantes clés

La structure de la répartition du travail est le plus souvent représentée par un diagramme en arborescence ou dans des tableaux ou des listes numérotées. Elle devrait comprendre :

• L’identification des personnes ou des entités responsables des tâches qui leur sont assignées
• Un calendrier de réalisation (permettant de définir et de contrôler les dates de début et de fin des différentes composantes du projet))
• L’ensemble des ressources nécessaires
• Les détails nécessaires du contrat du projet en question
• Des informations sur la technologie utilisée
• Instructions relatives au contrôle de la qualité des produits
• Analyse des couts

Créé une structure de répartition du travail (WBS)

Pour créer votre propre WBS, vous devez commencer par rassembler toute votre équipe de travail, ainsi que la documentation nécessaire à la réalisation de votre projet, notamment les contrats, le cahier des charges, les problèmes qui peuvent se poser et leur portée, les ressources, ainsi que les informations sur les processus et les instructions spécifiques de votre entreprise. En vous appuyant sur ces éléments, vous serez en mesure d’élaborer votre approche WBS, puis de procéder comme suite.

1) Énoncé de projet

Pour décrire la nature fondamentale du projet, une phrase ou un paragraphe suffira pour exprimer la vision du projet dans sa forme finale. Cette étape est un élément essentiel du projet et doit être partagée par toute l’équipe.

2) Les différentes étapes du projet

Pour cela, il suffit d’indiquer qui fait quoi, quand et après avoir livré ou reçu quoi. Selon la portée de votre projet, vous pouvez répartir les étapes en sections, par exemple, en fonction de leur dépendance les unes par rapport aux autres. La nature des étapes devrait dépendre du type du projet et de l’approche que vous envisagez pour la gestion de votre projet.

3) Résultats

La définition des différents résultats, non seulement du produit final sur lequel le projet est basé, mais aussi de toutes ses composantes et à différentes étapes de sa réalisation. Il s’agit souvent de vérifier si les résultats de chaque phase correspondent aux objectifs définis auparavant.

4) Actions

Pour obtenir des résultats optimaux, il faudra que les membres de l’équipe collaborent entre eux. Le déroulement du projet à travers ses différentes phases est donc réparti en tâches individuelles.

5) Tâches

Les tâches sont assignées individuellement aux membres de l’équipe dont chacun doit en assumer la responsabilité. Il doit y avoir une structure claire d’analyse du travail qui permet de voir qui fait quoi, quand et après avoir livré ou reçu quoi.

Aujourd’hui, il est plus facile de mettre en œuvre une approche WBS avec un logiciel de gestion de projet tel qu'Easy Project. Lequel comprend, entre autres, une interface dédiée à la mise en oeuvre d'une approche WBS pour votre projet.