Управление портфелем проектов в сфере финансов с Easy Project - AXA, Чехия и Словакия Пример из практики
Project Management Officer
Группа AXA предоставляет продукты и услуги в сфере страхования жизни, имущественного и пенсионного страхования, паевых инвестиционных фондов. AXA в Чехии и Словакии — это 523 сотрудника,1,5 миллиона клиентов, 5,3 миллиарда евро в управлении.
Группа AXA — мировой лидер в области страхования и управления активами. Более 171 000 сотрудников заботятся о 105 миллионах клиентов из 63 стран мира. Группа включена в самые важные международные рейтинги социально ответственного инвестирования (SRI), такие как Индекс устойчивости Доу-Джонса (DJSI) и FTSE4GOOD. Группа AXA является одним из авторов Финансовой инициативы ООН, Принципов устойчивого страхования ООН и Принципов ответственного инвестирования ООН.
Предыстория
От группы AXA в Чехии и Словакии поступил запрос на внедрение единого инструмента для управления портфелем проектов во всех отделах. На пилотном этапе мы внедрили систему Easy Project только в проектном отделе, а в дальнейшем — во всей компании.
Клиент хотел получить решение для распределения ресурсов, чтобы более эффективно управлять проектными ресурсами на уровне отделов и сотрудников.
С самого начала у ключевых пользователей было чёткое представление о том, как использовать приложение и какие данные от него необходимы.
Ожидания
- Оптимизация документооборота
- Понятные страницы пользователей
- Эффективное планирование ресурсов
- Оценка проекта
Требования
- Точная и понятная отчётность для руководства
- Создание проектов из шаблонов
- Эффективное управление персоналом
Финансовые услуги
57 стран по всему миру
70+ офисов в Чехии
500+ сотрудников в Чехии
Подготовка
Внедрение - 2018/2019
На пилотном этапе мы определили и представили руководству компании базовые требования для реализации в среде Easy Project. За утверждением требований последовал этап внедрения, в котором активно участвовали ключевые пользователи приложения из проектного отдела. В рамках недельных спринтов мы представляли и тестировали решения в соответствии с заданными требованиями.
Настройки
Первый шаг заключался в определении подробной структуры проектов вместе с типами пользователей и параметрами пользовательских страниц. Были созданы шаблоны проектов, которые позволяют быстро и эффективно создавать проекты со стандартными параметрами.
Сервер
Исходя из внутренних требований безопасности, группа AXA в Чехии и Словакии выбрала серверное решение. Мы наладили системную среду на внешнем облаке и только потом перенесли всю систему на сервер клиента. Дальнейшие модификации приложения выполнялись посредством удалённого доступа к серверу.
Обучение
Мы провели обучение ключевых пользователей и администраторов в ходе внедрения, а также подготовили содержательные тематические блоки для дополнительных пользователей.
Тестирование
Группа AXA в Чехии и Словакии использует тестовую среду с реальными данными, которая позволяет тестировать новые требования и функции до развёртывания в производственной среде.
Задачи и преимущества
Итоги внедрения Easy Project:
- Оптимизация использования ресурсов на уровне пользователей и отделов
- Данные проектов в одном месте — принцип одной правды
- Экономия времени на создании проектов и задач
Самые востребованные инструменты в AXA
Структура декомпозиции работ (интеллект-карта)
Функция WBS основана на методе иерархической разбивки проектов на небольшие пункты, которые проще выполнять, так называемые промежуточные результаты. Проекты можно планировать, используя аналогичный логический порядок, посредством эффективных интеллект-карт. Благодаря разделению проектов на подпроекты и подзадачи можно планировать быстрее, уделяя больше внимания логической структуре.
Управление портфелем проектов
Наглядное и удобное представление портфеля. Быстрое планирование и последующий контроль. Отображение хода проекта, текущей фазы и статуса на плане. Интуитивное управление с помощью перетаскивания.
Настраиваемые поля на странице обзора проекта
Пользовательские поля на уровне проекта позволяют адаптировать структуру данных под особые требования клиента. Функция обеспечивает более точную сегментацию проектов и задач на категории/группы.
