Les erreurs les plus fréquentes lors du lancement d’un projet

Pourquoi est-ce que les chefs de projets et les équipes sous-estiment la phase d’initiation de projet?

On ne peut pas dire que les chefs de projets sont paresseux ou inconséquents. (Bon, cela peut arriver aussi, mais nous croyons que vous cherchez à devenir un professionnel de pointe. Le fait est que la plupart de chefs de projet font face à une situation, où ils sont obligés à passer d’un projet à l'autre. Si vous n’avez jamais eu le temps pour fermer “la porte mentale” derrière le projet que vous venez de livrer, pendant que vous êtes déjà pressé de commencer un autre, il y a fort à parier que vous allez échouer, ou au moins, faire des erreurs et prendre des mauvaises décisions. C’est pour cette raison qu’il vaut mieux demander un peu de temps supplémentaire pour se préparer avant de vous lancer dans votre nouveau grand projet, et ensuite continuer étape par étape en suivant nos conseils.

“Mieux vaut prendre un jour ou deux de plus pour se
lancer dans un nouveau projet. Ça vous permettra
de s’y prendre sur le plan pratique et mental.“

Avant le coup d’envoi

Il y a certaines choses à faire avant de communiquer votre nouveau projet à votre équipe. De prime abord, discutez les sujets ci-dessous avec votre client et les parties prenantes. Créez une nouvelle carte mentale pour prendre des notes, et mettre toutes les informations et les idées dans une structure logique. Ainsi, vous les aurez tous en un seul endroit, ce qui est essentiel pour leur évaluation ultérieure.

• Et si ce projet ne se réalise jamais?
  
  Bien sûr, vous pourriez demander plus poliment, comme : “Quel est le but de ce projet?” Mais vous avez d’autres objectifs, notamment faire réfléchir votre client plus profondément à l’impact et au but réel du projet. C’est pour cette raison, qu’il vaut mieux formuler la question de la façon suivante : “De quel manière ce projet contribue-t-il à la réussite de votre projet?” Vous seriez surpris de voir combien de fois des questions comme celles-ci finissent par modifier le briefing lui-même !

• Une histoire réelle: Une entreprise fabriquant de produits laitiers a contacté une agence de pub pour qu'elle conçoive une nouvelle campagne publicitaire destinée à stimuler les ventes. Suite à une série de questions détaillées de la part de l’agence et de plusieurs débriefings, on est arrivé au changement complet de la commande. Du coup, on a découvert que le problème n’avait rien à faire avec le manque de publicité. Il était associé à la taille trop grande des tasses de yaourt. Les enfants ne mangeaient jamais le yaourt jusqu'à la fin, ce qui dérangeait les parents car ils étaient obligés de jeter les restes. Alors, la première chose à faire était de changer l’emballage du produit, en diminuant la taille. Une fois que le client a accepté ce changement, il était temps de lancer une campagne publicitaire pour communiquer la clientèle sur la taille plus pratique du produit.

• Combien d'argent avons-nous pour le projet ?
  
  Encore une fois, il ne s'agit pas seulement du montant lui-même. Essayez de vérifier s'il existe des ressources supplémentaires (au cas où vous proposez une solution spéciale) ou si le budget est fixe. N'hésitez pas à aborder des sujets tels que la date d'échéance des factures, le mode de paiement, les parts des ventes supplémentaires, etc. Vous apprécierez les réponses lorsque les parties prenantes vous demanderont la Structure de répartition des coûts et le cash-flow de votre nouveau projet.

• Quand le projet doit-il être livré ?
  
  Demandez à votre client d'être aussi précis que possible. “En octobre” n’est pas une réponse. Comme plusieurs projets sont probablement en cours au sein de votre entreprise (et certains membres de l'équipe pourraient travailler sur plus d'entre eux), vous devrez adapter le calendrier non seulement aux besoins de votre client mais aussi aux projets en cours de votre entreprise.

• Définissez le mode de communication
  
  Épargnez-vous beaucoup de stress et, tant de votre côté que de celui de votre client, en définissant les personnes ou les équipes qui communiqueront ensemble sur l'avancement du projet. De cette manière, vous obtiendrez un feedback structuré au lieu de recevoir des tonnes d'e-mails chaotiques de différentes personnes. Convenez d'utiliser le moins de canaux de communication possible. Lorsque vous choisissez votre logiciel de gestion de projet, assurez-vous qu'il dispose également d'une application fonctionnant sans bavures et dotée de notifications par e-mail intelligentes.
  
  ASTUCE : Pour plusieurs projets (surtout ceux du développement numérique et logiciel) il est recommandé de travailler de manière agile. Notamment, profitez du tableau de Scrum ou Kanban. Vous pouvez également présenter le à votre client et expliquer le principe des sprints.

Résultat? Suite à cette session avant le coup d’envoi, vous serez prêts à définir votre triangle de fer, qui comprend le budget, la portée et les délais. C’est génial, n’est pas ?

“Démarrer un nouveau projet deux fois : au niveau
du chef de projet – client et ensuite avec votre équipe.“

Comment démarrer le projet avec votre équipe

Maintenant que vous connaissez les attentes et les souhaits de votre client, vous pouvez commencer à travailler sur le projet. Allez-y petit à petit, organisez-vous, et mettez votre équipe au bord.

1. Construisez votre équipe
   
   Pour constituer une équipe de rêve pour votre projet, vous devez d'abord vérifier les capacités de vos ressources. Obtenez un aperçu actuel des tâches en retard et des problèmes de distribution des heures. Tenez compte des vacances des membres de l'équipe et de leur charge de travail réelle. Si un rôle spécifique doit être rempli, n'hésitez pas à engager un professionnel extérieur.
   
   Résultat : Une équipe complète, basée sur les capacités temps + charge de travail, enregistrées dans votre outil de gestion de projet.
   
   
   
2. Organisez la réunion du coup d'envoi
   
   Convoquez toutes les personnes qui vont travailler sur le projet. Présentez les faits que vous avez reçus de votre client et autorisez les membres de votre équipe à poser des questions. Ne soyez pas déçu si vous ne pouvez pas répondre à certaines d'entre elles malgré les efforts déployés avant le lancement du projet. Au contraire, soyez heureux de vous renseigner sur la fosse avant d'y tomber !
   
   ASTUCE : En fonction du projet et de votre relation avec le client, vous pouvez également envisager d'inviter votre client à la réunion de lancement.
   
   Résultat : Débriefing avec le client ou poursuite de la structure de répartition du travail.
   
   
   
3. Obtenez une vue d’ensemble de toutes vos idées
   
   Si vous lisez régulièrement nos blogs, vous avez dû remarquer que nous attirons souvent l'attention de nos lecteurs sur le Mind Mapping. Utilisez l'outil Mind Mapping pour bénéficier de la présence de toute l'équipe dans le même endroit - ou lors de la même réunion. Notez tout ce qui est possible pour mener à bien l'ensemble du projet. De cette façon, vous créez une liste d'idées tous azimuts, et plus tard vous pourrez les hiérarchiser et en transférer certaines vers les tâches.
   
   Résultat : Une liste visuelle de toutes les tâches possibles, créée par l’ensemble de l’équipe, qui travaille sur le projet.
   
   
   
4. Organisez les tâches dans le diagramme de Gantt
   
   Une fois que vous savez quelles tâches doivent être livrées, vous pouvez les organiser selon les délais. La façon la plus simple de le faire est d'utiliser le glisser-déposer Easy Gantt. Ajoutez des jalons, des sous-tâches et des relations entre les tâches. Une fois qu'il est prêt, vous pouvez le partager avec votre équipe afin que tous les membres puissent voir l'avancement de leur travail et comment il est lié à celui des autres.
   
   Résultat : Une organisation visuelle des tâches dans le temps.

“Si vous avez un type de projet récurrent, gagnez
du temps en utilisant un modèle de projet.“

Conclusion

Le début d'un projet détermine tout son déroulement et la livraison finale. Pour éviter les erreurs les plus fréquentes au début d'un nouveau projet, utilisez un ensemble d'outils qui vous aideront à mieux intégrer votre équipe. Mais plus encore, il est important de communiquer efficacement avec le client et de recueillir des informations détaillées sur l'objectif du projet et ses attentes.