Pourquoi les chefs de projet doivent être des champions de communication?

Défi #1 – Le leadership de communication

En tant que chef de projet, vous devez assumer le rôle d’un leader de communication. La raison: Vous êtes la seule personne qui est en contact avec tout le monde au sein de l’équipe. Cela signifie, il est fort à parier, qu’il y a des “canaux de communication non existants” entre certains membres de l’équipe (par exemple, un studio-imprimerie - rédacteur | UX/UI designer - fournisseurs de matérielles informatiques | architecte d'intérieur - fournisseur AC).

Une définition populaire de communication est celle de 7 Cs; la communication doit être claire, concise, concrète, correcte, cohérente, complète et courtoise. En suivant ces 7 Cs vous allez diminuer la probabilité de malentendu quant à vos rendements, mais en même temps, vous ne devez pas prévoir une telle conformité de la part d’autres membres.

Étant le chef de la communication, évitez le piège, où vous allez devenir “le chef du département des plaintes”. Notre conseil est le suivant: au cas de malentendu entre les membres d’équipe, résolvez-le tout de suite, en organisant un entretien général ou bien un appel vidéo en ligne. Dans certains cas, il est plus efficace de permettre les gens sur des différentes rives du fleuve à créer un pont, que devenir ce pont toi-même.

“Si vous êtes au milieu d'une dispute de deux
sujets dans votre équipe, organisez une réunion/un
appel collectif pour le résoudre au plus vite.“

Défi #2 – Les moyens et l’organisation de la communication (surtout pour les équipes 3+)

Dans notre article sur l’instauration des règles pour le bureau à domicile, nous avons proposé 6 moyens de communication, qui rendent la gestion de projet souple et les membres de l’équipe contents et efficaces: Appel, Appel en ligne programmé, Discussion, Discussion de groupe, Calendrier partagé et encore un outil pour la gestion de projet. Pas grand-chose n'a changé depuis (sauf que maintenant nous disposons d’une génial et intuitive Application Mobile Easy Project), alors ces règles sont valables pour une coopération en interne à temps plein, à distance ou combinée entre les membres de l'équipe. Néanmoins, il est extrêmement important de mettre en place les règles en matière de quels canaux doivent être utilisés dans tel ou tel cas.

Défi #3 – La communication comme une motivation pour accélérer le progrès du projet

Utiliser le savoir-être ne signifie pas seulement adresser des compliments (bien que cela soit important aussi). Cherchons plus loin :

1. Tenez votre équipe au courant. Envisagez cela comme un journalier qui tient tous les membres de votre équipe à jour. Accordez du temps (et un canal approprié de communication pour un tel bilan; exemple, courriel ou discussions de groupe) pour informer votre équipe sur les objectifs qui ont été atteints pendant la journée de travail. C'est une manière rapide et intelligente de poursuivre l'élan optimiste et de faire sentir aux gens que le projet avance. Motivation/une voix drôle/sérieuse (y compris les illustrations) sont à votre convenance.

“Après chaque démarrage, montrez aux
gens ce que vous avez déjà atteint ; gardez
l’élan en tenant tout le monde sur la piste.“

2. Encouragez les gens à s'exprimer. L'une des astuces les plus faciles mais souvent négligées pour intégrer les gens dans une discussion est de leur demander leur avis sur ce qu'ils viennent d'entendre. Dirigez votre question vers une personne concrète pour éviter les moments de silence où tout semble parfait et où, plus tard, votre boîte aux lettres se remplit d’une ribambelle de messages. De nombreux problèmes peuvent être résolus et meme évités par une discussion rapide en tête-à-tête (ou en ligne) entre les membres de l'équipe.

3. Montrez à votre équipe ce qui se passe. Les chiffres et les données parlent aussi. De plus, il s'agit d'un langage dont on ne peut guère douter. De temps en temps, conviez votre équipe et/ou les parties prenantes et les clients à une petite présentation. Prenez un café et des rafraîchissements et montrez-leur votre univers - l'avancement du projet sous forme de graphiques et de statistiques visuels. Cela les aide à voir le projet d'un autre point de vue et cela vous aide aussi car les gens serons plus à l'aise en matière d'imaginer ce qu'est réellement votre travail (tout le monde ne le sait pas, croyez nous !).

Défi #4 – Une amélioration générale de la communication au sein des équipes agiles

Cela a beaucoup à voir avec le premier et seconde défis. Réglementez ! Souvent les gens ont besoin d’être guidés, même quand il s’agit de la communication. Soit consciemment ou inconsciemment ils comptent sur votre leadership et vous devez l'armer de règles, des canaux de communication et de savoir-être aussi. En outre, permettez aux fonction de gestion de projet parler d’elles-mêmes – partagez le diagramme de Gantt avec votre équipe, ainsi que la Structure de Découpage du Projet depuis le premier remue-méninges ou la réunion de coup d’envoi.

Conclusion

Il y a certaines conseils et astuces pour une bonne communication en générale, mais les chefs de projet ne doivent pas s’attendre à ce que tous les membres de leur équipe les suivent. Il est donc de votre responsabilité d'introduire et de maintenir les bonnes manières de communiquer et de les faire soutenir par la technologie - en particulier par un logiciel de gestion de projet fiable, moderne et visuel, doté de fonctionnalités destinées à une meilleure communication. Demandez aux autres de s'exprimer et donnez-leur la parole. Dès le premier remue-méninges, expliquez à chacun que son opinion est importante. Enfin, il est incontestable que la qualité de travail dépend de la qualité de la communication.